Guide för effektiv upphandling

I underlaget ska du ha med era behov och vad leverantörerna lämnat för svar på dina frågor. Utmaningen är att hitta rätt balans med mängden information som du tar med i underlaget så att det blir lätt att använda när du ska utvärdera.

Underlaget är helt enkelt det samlade dokumentet som innehåller all information för att kunna genomföra upphandlingen, bland annat:

• Villkoren för att genomföra upphandlingen
• Krav på leverantören
• Krav på varan eller tjänsten
• Villkor för avtalet
• Grund för utvärdering och tilldelningskriterier
• Annat som kan vara viktigt för genomförandet
  
  

En kravställning innehåller både vilka krav ni har på leverantören och även vilka krav ni har på varan eller tjänsten. Det sistnämnda kallas även för kravspecifikation eller teknisk specifikation.

Se också till att kravställningen är i linje med din målbild. Om exempelvis målet är att ni ska arbeta mer effektivt så måste systemet ni väljer ge stöd för det. 

Hur kan du skaffa dig kunskap om vilka krav som ska ställas?

• Lärdomar från tidigare upphandlingar
• Marknadsanalys
• RFI
• Extern remiss
• Dialog
• Möten med leverantörer

Vad är förhandlat förfarande? 

Förhandlat förfarande är en flexibel metod som passar bra vid upphandlingar med hög teknisk komplexitet, som till exempel ett lönesystem. Under processen kan du ha en dialog med leverantörerna för att förtydliga krav och anbud. Det ger leverantören möjlighet att justera sitt ursprungliga anbud och sitt pris, för att till sist lämna ett slutbud. Du kan välja att förhandla med en eller flera leverantörer.

När passar öppet förfarande?

Öppet förfarande passar bäst när ni exakt vet vad som ska upphandlas, som vid köp av standardprodukter. Eftersom alla villkor är fasta från början, kan det begränsa antalet möjliga anbudsgivare och därmed konkurrensen.

När används direktupphandling?

Förhandlat förfarande med föregående annonsering är vanligast när du ska göra en upphandling. Men det finns undantag när du inte behöver göra någon annonsering. Förhandlat förfarande utan annonsering innebär att du direkt kan vända dig till en leverantör, för en så kallad direktupphandling.

Sekretess råder fram till tilldelningsbeslutet, då dokumenten blir offentliga. Många upphandlare gör misstaget att sekretessbelägga för mycket, vilket kan leda till att besvikna leverantörer begär en överprövning. En överprövning kan fördröja processen. Det är därför viktigt att bara sekretessbelägga det som verkligen utgör en företagshemlighet, och att ha en dialog med leverantören om vilka delar som behöver skyddas.

Tillräcklig tid för anbud

För att få de bästa och mest genomarbetade svaren är det viktigt att ge leverantörerna gott om tid. Ett vanligt misstag är att ge för kort tid i slutskedet, vilket kan leda till ofullständiga anbud som är svåra att utvärdera. Se till att vara tillgänglig för frågor under hela processen.

Som upphandlare ska du välja det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt, men du kan göra det utifrån tre olika utvärderingsgrunder:

• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
• Pris
• Kostnad

Pris är det du betalar vid inköpet medan kostnad är vad du betalar tills dess att kontraktet med leverantören löper ut. 

Ett tilldelningsbeslut innehåller information om vilken leverantör (anbudsgivare) som fått kontraktet. Du skickar ut beslutet till alla leverantörer samtidigt, efter att ni bestämt er.

Avtalsspärr och överprövning

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut inleds en avtalsspärr på minst tio dagar. Under den tiden får ni inte teckna något avtal. Leverantörer som inte vunnit kan begära en överprövning av beslutet.

För att undvika en överprövning, som automatiskt förlänger avtalsspärren, är det avgörande att du är tydlig med hur utvärderingen har gjorts och vilka kriterier som ligger till grund för beslutet.