Öppet eller förhandlat förfarande? Så väljer kommuner och regioner rätt
Enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) finns det olika förfaranden att välja mellan:
Öppet förfarande används ofta när det handlar om standardprodukter, och när kraven och villkoren kan beskrivas tydligt i upphandlingsdokumenten. Då är alla villkor fasta, och dialogen mellan den upphandlande organisationen och leverantören sker enbart i skriftlig form.
Förhandlat förfarande är mer lämpligt vid komplexa upphandlingar där du behöver föra en dialog eller förhandling med leverantörer för att utforma den bästa lösningen.
Öppet eller förhandlat förfarande?
När det gäller komplexa system som de inom lön och ekonomi, passar ett förhandlat förfarande bättre. Det gör det möjligt att föra en dialog med leverantörerna för att kunna förtydliga anbud, precisera svar och diskutera behoven mer i detalj. Roland Sjögren, upphandlingsexpert på Publitech, menar att valet är enkelt: Välj förhandlat förfarande om du vill ha rätt lösning till rätt pris.
– I dagsläget väljer de flesta kommuner förhandlat förfarande, vilket är bra. Då får vi som leverantör en chans att precisera och förtydliga vårt erbjudande. Vi kan diskutera frågor som uppkommer, och ställa frågor till kommunen som är viktiga för att vi ska kunna leverera rätt lösning, säger han.
En vanlig missuppfattning Roland vill slå hål på är att det tar lång tid vid förhandlat förfarande.
– Det kanske det gör initialt, samtidigt får du i princip exakt det du efterfrågar. Till rätt pris. Att kunna prata om resurser och införande efter rätt premisser minimerar risker och missförstånd. Det blir både billigare och mer effektivt, säger han.
Varför skriftlig dialog inte räcker
Att enbart kommunicera i skrift under en upphandling, som är fallet med öppet förfarande, skapar risker. Roland Sjögren belyser hur det kan vara nästintill omöjligt att hantera hundratals frågor via mejl under en kort tidsperiod.
– Därför svarar vi nästan aldrig på anbud med öppet förfarande. Att avklara 150 frågor skriftligt på mejl inom en tidsperiod som ibland är så kort som fem arbetsdagar är inte ett effektivt sätt att få rätt lösning, säger han.
Det blir också kostsamt för kommunerna att välja öppet förfarande, menar Roland Sjögren, eftersom leverantören då kan behöva ta höjd för eventuella risker. Ibland möter han organisationer som tror att det är lätt att ställa krav utifrån tidigare systemlösning.
– Tyvärr är det komplext även om det är standardleverans och kunden har haft vårt system tidigare. Mycket har hänt sedan man upphandlade systemet förra gången, det har skett en teknisk utveckling med SaaS-drift och så vidare. Genom att föra en dialog kan man undvika missförstånd och få ett mer rättvist pris., säger han.
Inkludera affärsnyttan i underlaget
Ett av de viktigaste tipsen från Roland Sjögren är att tänka på affärsnyttan i upphandlingsunderlaget. Det räcker inte att bara ställa krav. För att leverantören ska förstå vad ni faktiskt vill uppnå med de nya funktionerna, är det avgörande att ni beskriver vad kraven ska generera för resultat.
– Vad ska det här kravet inom AI eller att jobba smartare generera konkret? På så vis blir det enklare för leverantören att förstå vad - och hur - vi ska leverera, säger han.
Att lägga ner tid på en noggrann behovsanalys och en RFI (Request for Information) i ett tidigt skede är därför avgörande. Det skapar rätt förutsättningar för en framgångsrik upphandling som gynnar både kommunen och leverantören.
Vanliga frågor om öppet och förhandlat förfarande
Vad är skillnaden mellan öppet och förhandlat förfarande?
I öppet förfarande är alla villkor fasta och dialogen med leverantören sker enbart skriftligt. I förhandlat förfarande kan den upphandlande organisationen hålla möten och ställa frågor till samtliga leverantörer under anbudsprocessen, och därmed förtydliga krav och anbud innan tilldelning.
När passar öppet förfarande bäst?
Öppet förfarande fungerar bäst vid standardprodukter där behovet är känt och specificerbart i förväg, till exempel datorer eller kontorsmaterial. Då tillför dialog lite värde, eftersom det som upphandlas är tydligt avgränsat och lätt att jämföra mellan leverantörer.
Varför rekommenderas förhandlat förfarande vid upphandling av lön- och ekonomisystem?
Verksamhetskritiska system för lön, HR och ekonomi är tekniskt komplexa och integreras med flera andra system. Förhandlat förfarande låter kommunen och leverantören diskutera behov, integrationer och införande, vilket minskar risken för missförstånd och för att fel lösning upphandlas.
Leder öppet förfarande till högre priser?
Ofta, ja. Utan dialog måste leverantören ta höjd för osäkerheter i anbudet, och den riskmarginalen betalar kommunen. Roland Sjögren på Publitech beskriver också att många leverantörer avstår från att lämna anbud i öppet förfarande, vilket ger färre anbud att jämföra.
Tar förhandlat förfarande längre tid?
Det tar oftast längre tid initialt, eftersom dialogen kräver möten och förberedelse. Samtidigt minskar risken för överprövning, felaktiga krav och omtag efter avtalsstart. Räknat på hela processen fram till driftsatt system blir förhandlat förfarande i regel både snabbare och billigare.
Vad bör kommunen tänka på i upphandlingsunderlaget?
Beskriv affärsnyttan, inte bara kraven. Ange vad varje krav ska generera för resultat i verksamheten, så att leverantören förstår vad som faktiskt ska levereras. En noggrann behovsanalys och en RFI tidigt i processen skapar rätt förutsättningar för resten av upphandlingen.
Vill ni ha mer hjälp med er upphandling?
