Därför är förhandlat förfarande det bästa valet för kommuner och regioner
Att navigera i en offentlig upphandling kan vara komplext, särskilt när det handlar om att köpa in nya, verksamhetskritiska system inom lön, HR eller ekonomi. Valet av upphandlingsförfarande har en direkt påverkan på resultatet. Roland Sjögren, upphandlingsexpert på Publitech, menar att valet är enkelt: Välj förhandlat förfarande om du vill ha rätt lösning till rätt pris.
Öppet eller förhandlat förfarande?
Enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) finns det olika förfaranden att välja mellan.
Öppet förfarande används ofta när det handlar om standardprodukter, som exempelvis datorer. Då är alla villkor fasta, och dialogen mellan den upphandlande organisationen och leverantören sker enbart i skriftlig form.
Men när det gäller komplexa system som de inom lön och ekonomi, passar ett förhandlat förfarande bättre. Detta förfarande möjliggör en dialog med leverantörerna för att kunna förtydliga anbud, precisera svar och diskutera behoven mer i detalj.
"I dagsläget väljer de flesta kommuner förhandlat förfarande, vilket är bra. Då får vi som leverantör en chans att precisera och förtydliga vårt erbjudande. Vi kan diskutera frågor som uppkommer, och ställa frågor till kommunen som är viktiga för att vi ska kunna leverera rätt lösning."
Varför skriftlig dialog inte räcker
Att enbart kommunicera i skrift under en upphandling, som är fallet med öppet förfarande, skapar risker. Roland Sjögren belyser hur det kan vara nästintill omöjligt att hantera hundratals frågor via mejl under en kort tidsperiod.
"Därför svarar vi nästan aldrig på anbud med öppet förfarande. Att avklara 150 frågor skriftligt på mejl inom en tidsperiod som ibland är så kort som fem arbetsdagar är inte ett effektivt sätt att få rätt lösning."
Detta leder ofta till att leverantörer måste "ta höjd" för potentiella risker, vilket i slutändan resulterar i ett onödigt högt pris för kommunen. Genom att föra en dialog kan man undvika missförstånd och få ett mer rättvist pris.
Inkludera affärsnyttan i underlaget
Ett av de viktigaste tipsen från Roland Sjögren är att tänka på affärsnyttan i upphandlingsunderlaget. Det räcker inte att bara ställa krav. För att leverantören ska förstå vad ni faktiskt vill uppnå med de nya funktionerna, är det avgörande att ni beskriver vad kraven ska generera för resultat.
"Vad ska det här kravet inom AI eller att jobba smartare generera konkret? På så vis blir det enklare för leverantören att förstå vad - och hur - vi ska leverera."
Att lägga ner tid på en noggrann behovsanalys och en RFI (Request for Information) i ett tidigt skede är därför avgörande. Det skapar rätt förutsättningar för en framgångsrik upphandling som gynnar både kommunen och leverantören.
Vill ni ha mer hjälp med er upphandling? Publitech är experter på upphandlingar av verksamhetssystem för offentlig sektor. Ladda ner vår upphandlingsguide för fler tips och råd.
