Checklista: Ska-krav vid upphandling av ekonomisystem enligt LOU
Ska din kommun eller region upphandla ett nytt ekonomisystem? Att skriva förfrågningsunderlag och kravspecifikationer enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) är ett tidskrävande arbete. För att säkra en modern, automatiserad och framtidssäker lösning bör vissa specifika krav finnas med som absoluta "ska-krav".
Här är en checklista med de viktigaste tekniska och funktionella kraven du bör ställa.
Tekniska krav och integrationer
Ett ekonomisystem måste samverka sömlöst med kommunens övriga system.
- Sömlös integration med HR- och lönesystem: Lönekostnader är kommunens absolut största utgift. Kravställ att systemet ska ha färdiga, beprövade API-integrationer för automatisk överföring av lönefiler, utan behov av manuell hantering eller dyra konsulttimmar.
- Automatisk bankavstämning: Manuell matchning av banktransaktioner hör till det förflutna. Sätt som ska-krav att systemet ska stödja direktintegration med banken (t.ex. via AutoPay) för automatisk in- och utbetalningsmatchning i realtid. Läs mer om automatisk bankavstämning
Funktionella krav för offentlig ekonomi
| Kravområde | Specifikt ska-krav | Varför det är viktigt |
| Användarhantering | Integration med kommunens AD (Single Sign-On) | Säkerställer behörighetsstyring och enkel inloggning för alla chefer. |
| Fakturaflow | Automatisk distribution till rätt nämnd/förvaltning | Minskar ledtider och förhindrar att fakturor blir liggande. |
| Bokslut | Inbyggda mallar för kommunal årsredovisning | Sparar veckor av arbete under det intensiva årsbokslutet. |
Säkerhet och leveransform
Ställ krav på att systemet ska levereras som en renodlad SaaS-tjänst (Software as a Service) där leverantören ansvarar för drift, kontinuerliga uppdateringar, backup och att systemet ständigt efterlever rådande svenska lagkrav för myndighetsdata.
Letar du efter ett system som bockar av hela listan? Läs mer om hur Publitech Ekonomi är byggt specifikt för att möta kraven i offentliga upphandlingar.
Läs mer om hur du lyckas med din upphandling och ladda ner vår upphandlingsguide
Här kan du läsa mer om hur du väljer rätt ekonomisystem
Lär dig mer om hur du undviker vanliga misstag med en RFI i upphandlingen