Vilka ska-krav bör en kommun ställa vid upphandling av ekonomisystem?
Ska din kommun eller region upphandla ett nytt ekonomisystem? Att skriva förfrågningsunderlag och kravspecifikationer enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) tar tid. För att få en modern, automatiserad och framtidssäker lösning bör vissa krav finnas med som absoluta ska-krav.
Vilka ska-krav bör en kommun ställa vid upphandling av ekonomisystem?
Kortfattat ska systemet stödja kommunal redovisning enligt LKBR och Kommun-Bas eller Region-Bas, hantera e-fakturor via Peppol och ha attestflöden som följer er delegationsordning. Det ska också ha stöd för budget och prognos, färdiga integrationer mot lönesystem och bank samt export i SIE-format. Håll nere antalet ska-krav och gör dem verifierbara. Allt annat formulerar du som bör-krav.
- Kommunal redovisningsmodell (LKBR, RKR, Kommun-Bas/Region-Bas)
- E-handel och e-faktura enligt Peppol och SFTI
- Attestflöden och internkontroll kopplade till delegationsordningen
- Budget, prognos och uppföljning per nämnd och verksamhet
- Integration med lönesystem och automatisk bankavstämning
- Export i SIE-format och öppna API:er
- Leverans som SaaS med datalagring inom EU/EES
Håll nere antalet ska-krav och gör dem verifierbara - fem tips
Ska-krav: det här måste systemet klara
Kommunal redovisningsmodell
Systemet ska stödja redovisning enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) och RKR:s rekommendationer. Kontoplanen ska kunna byggas på Kommun-Bas eller Region-Bas, med flera objektdimensioner som verksamhet, ansvar och projekt.
Bokslut och myndighetsrapportering
Systemet ska ha inbyggda mallar för kommunal årsredovisning och delårsrapport och stödja räkenskapssammandraget (RS) till SCB. Det sparar veckor av arbete under årsbokslutet.
Momsersättning
Systemet ska hantera kommunkontoavräkning, alltså ersättningen för ingående moms till kommuner och regioner, utan manuella sidoberäkningar.
E-handel och e-faktura
Systemet ska kunna ta emot och skicka e-fakturor enligt Peppol BIS Billing 3. Det är ett krav enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Det ska också stödja beställningar, ordererkännanden och matchning mot avtal enligt SFTI.
Attestflöden och internkontroll
Fakturor ska automatiskt fördelas till rätt nämnd eller förvaltning och attesteras enligt kommunens delegationsordning, med beloppsgränser och ersättare. Varje steg ska loggas, så att nämnderna kan visa att den interna kontrollen är tillräcklig enligt kommunallagen.
Budget och prognos
Systemet ska stödja budget per nämnd och verksamhet, flerårsplan och löpande prognoser. Utfall, budget och prognos ska kunna jämföras i samma vy.
Integration med HR- och lönesystem
Lönekostnaderna är kommunens största utgift. Systemet ska ha färdiga, beprövade integrationer för automatisk överföring av lönefiler, utan manuell hantering eller dyra konsulttimmar.
Automatisk bankavstämning
Systemet ska stödja direktintegration med banken (t.ex. via AutoPay) för automatisk matchning av in- och utbetalningar i realtid. Läs mer om automatisk bankavstämning
SIE-export och öppna API:er
All redovisningsdata ska kunna exporteras i SIE-format, och systemet ska ha dokumenterade, öppna API:er. Det förenklar revision och analys och minskar risken för inlåsning hos leverantören.
| Kravområde | Specifikt ska-krav | Varför det är viktigt |
|---|---|---|
| Användarhantering | Integration med kommunens AD/Entra ID (Single Sign-On) | Säkerställer behörighetsstyrning och enkel inloggning för alla chefer. |
| Fakturaflöde | Automatisk fördelning till rätt nämnd/förvaltning | Minskar ledtider och förhindrar att fakturor blir liggande. |
| Bokslut | Inbyggda mallar för kommunal årsredovisning | Sparar veckor av arbete under det intensiva årsbokslutet. |
Bör-krav: det här skiljer ett bra system från ett tillräckligt
Anläggningsredovisning
Systemet bör ha stöd för komponentavskrivning enligt RKR:s rekommendationer.
Projekt- och tidredovisning
Systemet bör kunna följa upp investeringsprojekt och externt finansierade projekt, till exempel EU-projekt, med egen rapportering.
Koncernredovisning
Systemet bör stödja sammanställd redovisning med kommunala bolag.
Analys och självservice
Chefer bör kunna följa sitt eget utfall och sin prognos i ett enkelt gränssnitt, utan att be ekonomiavdelningen om rapporter.
Automation och AI
Systemet bör ha automatisk kontering och tolkning av fakturor. Fråga också hur leverantören utvecklar AI-stödet under avtalstiden.
Säkerhet och leveransform
Ställ krav på att systemet ska levereras som en renodlad SaaS-tjänst (Software as a Service). Leverantören ansvarar då för drift, kontinuerliga uppdateringar och backup, och för att systemet alltid följer gällande svenska lagkrav för myndighetsdata.
Ska ni gå från ett lokalt installerat system till SaaS? Då behöver ni oftast göra en ny upphandling. Läs vad LOU kräver när ni flyttar ekonomisystemet till molnet
Letar du efter ett system som bockar av hela listan? Läs mer om hur Publitech Ekonomi är byggt för att möta kraven i offentliga upphandlingar.
Läs mer om hur du lyckas med din upphandling och ladda ner vår upphandlingsguide
Här kan du läsa mer om hur du väljer rätt ekonomisystem
Lär dig mer om hur du undviker vanliga misstag med en RFI i upphandlingen
