Så undviker du vanliga misstag med en RFI

När du står inför en upphandling är det lätt att vilja gå rakt på en kravspecifikation och lägga ett anbud. Men en RFI (Request for Information) kan vara ett ovärderligt steg på vägen, som hjälper dig att undvika kostsamma misstag. I det här inlägget går vi igenom hur du använder en RFI på rätt sätt och vilka fallgropar du ska se upp med.

Vad är en RFI?

En RFI är ett informationsunderlag du skickar ut till leverantörer, för att få bättre kunskap om marknaden. Syftet är att ta reda på vilka lösningar som finns, vilka de ledande leverantörerna är och hur de har löst liknande behov i andra kommuner och regioner. Det är viktigt att veta att en RFI inte är en upphandling och därmed inte är bindande.

Varför är en RFI viktig?

• Kartlägg marknaden: En RFI ger dig en bredare bild av marknaden, så att du kan undvika att enbart utgå från gamla upphandlingar eller befintliga avtal. Du kan till exempel få reda på om det finns nya tekniker som kan lösa dina behov bättre än de du känner till.

• Få inblick i nya lösningar: Med en RFI kan du ställa öppna frågor till leverantörerna om hur de har löst specifika problem. På så sätt får du en inblick i deras tekniska lösningar och ser hur de kan anpassas till just dina behov.

• Optimera dina krav: Informationen från RFI:n hjälper dig att optimera din kravspecifikation. Du kan till exempel ta bort onödiga krav eller lägga till nya som du inte tänkt på från början, baserat på vad du lärt dig från marknaden.

Vanliga misstag med en RFI

• Missförstånd om syftet: En RFI ska inte innehålla detaljerade krav som vid en upphandling. Det är ett vanligt misstag att behandla den som ett anbud, vilket gör att du går miste om möjligheten att kartlägga marknaden på ett effektivt sätt.

• Otydliga frågor: För att få användbar information är det viktigt att ställa öppna och tydliga frågor. Undvik frågor som bara kan besvaras med ja eller nej. Fokusera istället på att få inblick i hur leverantören löser komplexa problem.

• Dålig hantering av data: Se till att du har ett system för att samla in och utvärdera informationen från leverantörerna. Om du inte har ett bra system riskerar du att den insamlade datan blir svår att använda i din kravspecifikation

Vill du veta mer? Läs mer om hur du lyckas med hela din upphandling i vår kompletta Upphandlingsguide.