Därför ska du göra en grundlig behovsanalys i din upphandling
I en upphandling av ett nytt system, till exempel ett löne- eller ekonomisystem, är det lätt att snabbt fokusera på kravspecifikationen. Men att köpa in en ny lösning för hela din organisation kräver att du går till grunden. Det första och viktigaste steget i en lyckad upphandling är att göra en ordentlig behovsanalys. Här går vi igenom varför det är så viktigt och hur du lyckas.
Vad är en behovsanalys vid upphandling?
- En behovsanalys är en kartläggning av vilka behov din verksamhet har idag och i nära framtid. Syftet är att ta reda på vilka förutsättningar, krav, villkor och tidsplan som gäller.
- Genom att dokumentera behoven får du ett gediget underlag som fungerar som en röd tråd genom hela upphandlingen. Det gör det enklare att ha en tydlig dialog med både interna intressenter och externa leverantörer.
Varför är en behovsanalys viktig?
- Grundläggande för lyckade förändringar: En behovsanalys hjälper dig att veta vilka förändringar som ska göras och vilka som påverkas. Utan den kan du riskera att köpa in ett system som inte passar era faktiska behov.
- Undvik onödiga misstag: Ett vanligt misstag är att utgå från gamla avtal eller titta på en annan organisations upphandling. Det kan leda till en felaktig kravställning som inte speglar era unika behov.
- Spara tid och resurser: Även om det känns tidskrävande i början, så sparar du tid och resurser i längden genom att ha ett rättvisande underlag från start.
Hur gör man en behovsanalys?
Det första steget är att samla in information från alla viktiga parter: beslutsfattare, berörd personal och andra intressenter. Det här kan du göra med workshops, intervjuer och observationer.
Vanliga frågor att ställa under analysen:
- Vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra med er nuvarande lösning?
- Vilka funktioner saknar ni?
- Hur ska den nya lösningen förbättra er verksamhet?
- Vilka utmaningar möter användarna dagligen?
- Hur vill ni att systemet ska se ut om 5 år?
Vill du veta mer? Behovsanalysen är en del av en större process. För att läsa mer om hur du lyckas med hela din upphandling – från RFI till tilldelning – besök vår upphandlingsguide
