Checklista: Att upphandla lönesystem i offentlig sektor

Att upphandla ett nytt lönesystem i offentlig sektor är ett av de mest kritiska projekt ni kan genomföra. Ett felbeslut kan leda till år av administrativ huvudvärk, säkerhetsrisker och skenande kostnader. Hur säkerställer ni att ni ställer rätt krav från början? Och vilka funktionella krav är avgörande för offentlig sektor?

Vår checklista hjälper er att täcka de mest kritiska områdena, från analys till implementering, och undvika de vanligaste fallgroparna.

3 Steg till en lyckad upphandling

1. Förstudie och behovsanalys (innan upphandlingen)

Innan avtal och kravspecifikationer utformas måste ni ha full klarhet i var ni står och vart ni ska.

• Kartlägg nuläget: Dokumentera er nuvarande löneprocess steg för steg. Identifiera exakt var de manuella momenten, tidstjuvarna och felkällorna finns.
  
  
• Sätt mätbara mål: Definiera tydliga KPI:er för det nya systemet. Exempel: Minska antalet supportärenden kopplat till lön med X procent, eller uppnå X procent automatiserad kontering.
  
  
• Hur beräknar man den verkliga kostnaden (TCO)?: Beräkna inte enbart licenspriset. Ta med kostnader för konsulttimmar, utbildning, drift, support och framtida uppgraderingar i budgeten.
  
  

• Integrationskrav: Lista alla system som måste prata med lönesystemet, som HRM-system, ekonomisystem (ERP), schemaläggningssystem och eventuella bemanningssystem.

2. Kravspecifikation, byggd för offentlig sektor

Kraven är ert viktigaste verktyg. Se till att systemet klarar de unika och ofta komplexa regelverk som gäller för kommuner, regioner och myndigheter.

Vilka funktionella krav är avgörande för offentlig sektor?

• Avtalshantering: Kräv inbyggt stöd för att hantera flera olika kollektivavtal (t.ex. AB/Sobona) och säkerställ automatiska beräkningar vid avtalsbyten.
  
  
• Myndighetsrapportering: Säkerställ automatiserad och felfri rapportering direkt till SCB (Statistiska centralbyrån), Skatteverket och berörda pensionsbolag.
  
  
• Digital självservice (ESS/MSS): Systemet måste erbjuda moderna, intuitiva gränssnitt för chefer och medarbetare (frånvarorapportering, lönespecifikationer, med mera).

Läs mer om hur du skriver rätt tekniska ska-krav

Säkerhet och teknik 

• GDPR och säkerhet: Kräv högsta möjliga standard för datasäkerhet och fullständig efterlevnad av GDPR gällande personuppgifter. 
  
  
• Driftsform: Specificera era krav på driftsform. Idag väljer majoriteten molnbaserade lösningar (SaaS) för att säkerställa skalbarhet och automatiska uppdateringar.
  
  
• Certifieringar: Kräv att leverantören är certifierad enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö) och ISO 27001 (informationssäkerhet). Dessa är internationellt erkända standarder som visar att de arbetar systematiskt och långsiktigt med säkerhet. 

Läs mer om hur Publitech jobbar med säkerhet som en del av Visma.

3. Implementering och förvaltning

Själva implementeringen är ofta den mest utmanande fasen. Planera för en smidig övergång och långsiktig förvaltning.

• Intern projektgrupp: Säkerställ att ni har en dedikerad projektledare med mandat som är insatt i både IT och löneprocesserna.
  
  
• Datamigrering: Kräv en transparent plan för hur historisk lönedata ska överföras och hur leverantören ser till att överföringen blivit korrekt.
  
  
• Testning (UAT): Genomför rigorösa användaracceptanstester (UAT). Låt administratörer testa komplexa undantagsscenarier, inte bara standardutbetalningar.
  
  
• Utbildning: Planera för nivåanpassad utbildning: djupgående för löneadministratörer och grundläggande/fokus på självservice för chefer och personal.
  
  
• Serviceavtal (SLA): Definiera tydliga Service Level Agreements (SLA) och rutiner för support och förvaltningsfasen efter driftsättningen. 

Vill du veta mer om offentlig upphandling? Ladda ner vår upphandlingsguide!

Är du nyfiken på vårt lönesystem, särskilt utvecklat för offentlig sektor? Boka en demo här