Vilka är de viktigaste kraven vid upphandling av lönesystem för en kommun?
Ska du upphandla nytt lönesystem till din kommun? Kortfattat är de viktigaste kraven:
- Inbyggt stöd för offentliga kollektivavtal som AB och Sobona.
- Automatiserad rapportering till SCB, Skatteverket och pensionsbolag.
- Hög informationssäkerhet med GDPR-efterlevnad och ISO 27001.
- Digital suveränitet med svensk datalagring för säker SaaS-drift.
- Färdiga integrationer mot HR, ekonomi och schemaläggning.
- Digital självservice för chefer och medarbetare.
- En tydlig plan för datamigrering, implementering och support (SLA).
Räkna också på totalkostnaden (TCO) och inte bara på licenspriset.
Ska-krav: det här måste systemet klara
- Kollektivavtal
Systemet ska ha stöd för relevanta kollektivavtal inom svensk offentlig sektor, till exempel AB och Sobona, och fungera smidigt vid avtalsbyten. - Myndighetsrapportering
Rapporteringen till SCB, Skatteverket och berörda pensionsbolag ska vara automatiserad och enkel. - GDPR och informationssäkerhet
Personuppgifter ska hanteras enligt GDPR och med hög datasäkerhet. 2FA och rollbaserad åtkomst är ett måste. - Certifieringar
Leverantören ska vara certifierad enligt ISO 27001 (informationssäkerhet), ISO 9001 (kvalitet) och ISO 14001 (miljö). - Integrationer
Lönesystemet ska på ett enkelt och sömlöst sätt integreras med era HR-, ekonomi-, schemaläggnings- och bemanningssystem. - Datamigrering
Leverantören ska ha en transparent plan för att föra över historisk lönedata och för att kontrollera att överföringen blivit rätt. - Support och förvaltning
Det ska finnas tydliga serviceavtal (SLA) med rutiner för support efter driftsättning. - Automation och AI
Säkerställ att leverantören har en automatiserad lönehantering och AI-stöd, idag och framåt.
Bör-krav: det här skiljer ett bra system från ett tillräckligt
- Självservice och app
Gränssnitten för chefer och medarbetare bör vara moderna och intuitiva, till exempel för frånvaro, lönespecifikationer och attest. - Automatisering
Automatisk kontering och bevakningar, till exempel LAS-bevakning av anställningstid och företrädesrätt, bör ingå. - Molndrift (SaaS)
Systemet bör levereras som molntjänst för skalbarhet och automatiska uppdateringar. Läs vår guide om SaaS vs OnPrem - Analys och uppföljning
Det bör finnas inbyggd rapportering och statistik som stöd för beslut. - Utbildning
Utbildningen bör anpassas efter nivå, med djup för löneadministratörer och grunderna för chefer och medarbetare.
4 steg till en lyckad upphandling av lönesystem
- Förstudie och behovsanalys: Kartlägg nuläget, sätt mätbara mål (KPI:er), beräkna TCO och lista alla integrationer.
- Kravspecifikation: Använd ska- och bör-kraven ovan som grund och anpassa dem efter er verksamhet. Fem tips för att skriva tekniska ska-krav
- Säkerhet och teknik: Bestäm driftsform och vilka säkerhetskrav ni ställer. Så skriver du säkerhetskrav i upphandling av HR- och lönesystem
- Implementering och förvaltning: Tillsätt en projektledare med mandat. Testa komplexa undantagsfall i acceptanstestet (UAT), inte bara vanliga utbetalningar, och planera utbildningen. Läs mer om hur du byter lönesystem i din kommun och hur du lyckas med införandet
Vill du veta mer om offentlig upphandling? Ladda ner vår upphandlingsguide.
Är du nyfiken på vårt lönesystem, särskilt utvecklat för offentlig sektor? Boka en demo här.
