Framgångsrik systeminförande: Checklista och bästa praxis

Ett systembyte misslyckas oftast inte på grund av tekniken, utan på grund av bristande förändringsledning. Publitechs implementeringsmetod fokuserar på riskminimering, förankring i verksamheten och tydliga etappmål för att garantera att ditt projekt blir klart i tid och inom budget.

Varför IT-projekt misslyckas i offentlig sektor

Eftersom offentliga upphandlingar ofta är komplexa och långdragna, är det bra att undvika de vanligaste fallgroparna. Tre faktorer står för majoriteten av problemen i kommunala och regionala IT-projekt:

1. Otydlig kravställning

Många organisationer återanvänder gamla kravspecifikationer utan att genomföra en ordentlig behovsanalys. Resultatet blir system som inte levererar faktisk verksamhetsnytta.

Lösning: Vi hjälper dig formulera mål kopplade till nytta och mätbara effekter. Läs mer om hur du gör en behovsanalys 

2. Utmaningar med användarengagemang

Motstånd mot förändring är en naturlig del av varje projekt. Utan delaktighet från chefer och medarbetare riskerar införandet att stanna av.

Lösning: Vi arbetar med förändringsledning, utbildning och kommunikation som bygger engagemang och tillit.

3. Långsam anpassning till förändringar

När projekten drar ut på tiden riskerar lagkrav och teknik att hinna förändras.

Lösning: Våra SaaS-lösningar uppdateras kontinuerligt och följer nya krav – till exempel NIS2-direktivet.
Läs mer om varför vi rekommenderar SaaS 

Publitechs modell för trygg implementering

Vår modell bygger på tre övergripande projektfaser: Förbereda – Genomföra – Avveckla.
Varje fas skapar struktur, tydlighet och kvalitet. Metoden grundas i projektstyrningsramverket PPS, utvecklat i nära samarbete med offentlig sektor.

Grundprinciper i vår metod

• Strukturerat arbete ger förutsägbarhet och kvalitet.

• Tydliga roller och ansvar minskar risker.

• Kundanpassad konfiguration och utbildning ger maximal effekt.

• Trygg övergång till förvaltning säkrar stabilitet och vidareutveckling.

Projektorganisation och roller

• Gemensam styrgrupp med beslutsmandat i avgörande projektfaser.

• Projektledare från både er som kund och Publitech samarbetar nära i vardagen.

• Fackspecifika roller ansvarar för test, utbildning, integrationer och löne-/bemanningsfunktioner.

• Gemensamt ansvar: Alla resurser bidrar aktivt till aktiviteter, dokumentation och uppföljning.

Framgångsfaktorer och kvalitetssäkring

• Kontinuerlig riskhantering och uppföljning.

• Tydlig ansvarsfördelning mellan kund och leverantör.

• Engagerad förankring i verksamheten.

• Transparent kommunikation och regelbundna avstämningar.

• Kombination av standardiserade PPS-processer och kundanpassade lösningar.

Hur säkerställer vi användarvänlighet?

• Tidigt chefsengagemang: Ledningens stöd – både top-down och bottom-up – är avgörande.

• Super Users-utbildning: Nyckelpersoner blir interna ambassadörer som stöttar kollegor.

• Fokus på mobil självservice: Vi visar hur systemet förenklar vardagen – t.ex. tidrapportering, semester och utlägg direkt i mobilen.

Så minimerar vi risken för förseningar och budgetöverskridanden

Att införa ett nytt IT-system är ett stort ansvar. Vårt mål är att du ska känna fullt förtroende för projektet, från plan till driftsättning.

Våra styrkor:

• Kompetenta konsulter: Våra experter har egen erfarenhet från kommuner, regioner och myndigheter.

• Beprövad metodik: Decennier av erfarenhet har format vår trygghetsmodell – använd av majoriteten av Sveriges kommuner.

• Fokus på offentlig sektor: Våra lösningar är utvecklade för svenska lagar och kollektivavtal – vilket eliminerar dyra specialanpassningar.

Vill du veta mer?

Boka en demo – vi visar hur vår metod ger trygghet och kontroll.

Lär dig mer om hur du genomför en lyckad upphandling.

Utforska våra tjänster inom systemförvaltning och beredskap.