Choose language

Guide: Effektiv ekonomistyrning för kommuner och regioner

Kommunal ekonomi står inför stora förändringar. Att samtidigt balansera långsiktiga mål med kortsiktiga budgetramar kan vara en utmaning. I den här guiden får du veta hur digitala verktyg och smarta processer kan förbättra styrningen, frigöra tid och skapa bättre beslutsunderlag.

 

Två kollegor på kommunen jobbar med budgetarbete

3 utmaningar för ekonomiavdelningen – och hur du hanterar dem

Ökad skuldsättning, demografiska förändringar och växande åtaganden i kommunala bolag gör det svårare att fatta rätt ekonomiska beslut. Här får du konkreta metoder för att identifiera risker, prioritera resurser och fatta bättre beslut, både på lång sikt och i närtid.

Få full kontroll över budget, bolag och framtida behov med proaktiv styrning
Vi ser ett växande engagemang bland kommuner som vill arbeta mer datadrivet. Bara det senaste året har 15 kommuner valt vårt ekonomisystem för offentlig sektor. Det finns en stark vilja i kommunerna att arbeta smartare, enklare och mer automatiserat.

Olof Thedéen

Sales Director, Publitech

Siluettbild av två personer som badar, symboliserar dykning in i framtida planering. Läs om proaktivt budgetarbete och hur det skiljer sig från traditionell budgetering för ekonomisk hushållning

Proaktiv budget och prognos: fatta bättre beslut med data

Hur skiljer sig proaktivt budgetarbete från traditionell budgetering? Och hur uppnår du god ekonomisk hushållning när din långsiktiga strategi krockar med årsbudgeten? Ett proaktivt budgetarbete innebär att löpande jämföra utfall, simulera personalförändringar och agera på avvikelser i realtid, istället för att reagera på historik.

 

Så fungerar ett proaktivt budget och prognosarbete

Håll budgeten under kontroll

För att kunna styra kommunens resurser långsiktigt krävs en uppdaterad och flexibel bild av ekonomin. Med löpande uppföljning och aktuella prognoser får du underlag för välgrundade beslut, innan avvikelser blir problem.

  • Löpande uppföljning
    Följ upp budgeten kontinuerligt genom att jämföra plan med faktiskt utfall direkt efter varje lönekörning.

  • Aktuella prognoser
    Systemet uppdaterar automatiskt prognoser när kostnader förändras, till exempel vid nyanställningar, frånvaro eller omfördelningar.

  • Tidig insikt
    Identifiera trender som ökad sjukfrånvaro eller budgetavvikelser i realtid, så att du kan sätta in rätt åtgärder i tid.

  • Smarta simuleringar
    Testa olika scenarier – som lönerevisioner eller organisationsförändringar – och se hur de påverkar budgeten för ett bättre beslutsunderlag.

En kvinna arbetar fokuserat vid en dator. Bilden symboliserar säkerhet och kontroll i betalflöden med automatiserad bankkommunikation och stöd för ISO 20022.

Säkra betalflöden och bankintegration

Trygga betalflöden är avgörande för både säkerhet och förtroende. Med automatiserad bankkommunikation och stöd för ISO 20022 kan in- och utbetalningar skötas tryggt och smidigt, samtidigt som kontrollfunktioner ger extra säkerhet.

Så kan du framtidssäkra dina betalflöden
Bild på pappa och son vid en julgran. Läs om digitalt bokslut i ett gemensamt system för enklare revisorsgranskning och stöd för RKR:s mallar och kommunala krav.

Digitalt bokslut: från pärmar till enkelt samarbete

Digitalt bokslut innebär att hela processen – från avstämningar och kontoanalyser till årsredovisning – sker i ett gemensamt, integrerat system. Du sparar tid och får en lättare revisorsgranskning med ett helt digitalt bokslut, byggt för kommunala krav med stöd för RKR:s mallar och regelverk.

Så fungerar ett digitalt bokslutstöd för offentlig sektor

Fyra tips inför bokslutet

  • Planera i god tid
    Lägg upp en tydlig tidsplan för alla involverade parter.
  • Stäm av löpande
    Genomför avstämningar kontinuerligt för att minska trycket i slutet av året.
  • Jobba i ett gemensamt verktyg
    Använd samma system för överblick och för att förenkla samarbetet med revisorn.
  • Välj ett system byggt för offentlig sektor
    Undvik ineffektivitet genom att välja ett verktyg anpassat för kommunala/regionala behov och lagkrav.
Flygfoto över en stad som representerar en digital arkitektur. Läs om varför en integrationsstrategi är viktigare än enskilda API:er för att skapa en stabil och säker molnbaserad huvudled.

Integrationer: Säkerställ ett fritt dataflöde

Varför är en integrationsstrategi viktigare än enskilda API:er? En tydlig strategi för dina integrationer underlättar samarbetet mellan IT och ekonomi och gör det enklare att införa nya system. Syftet är att bygga en stabil arkitektur där data kan flöda säkert och effektivt mellan alla system (lön, HR, BI, bank). Tänk på det som en molnbaserad "huvudled" som frigör data och möjliggör en best-of-breed-lösning. 

Integrationer till ditt ekonomisystem - så ska du tänka

Populära integrationslösningar på ekonomiavdelningen

Här är några av våra mest uppskattade funktioner du kan addera till ditt ekonomisystem:

  • Autopay/Bankintegration: Total överblick över in- och utbetalningar direkt i systemet.

  • BI-integration: Koppling till analysverktyg som Hypergene eller Power BI för snabbare beslutsunderlag.

  • Säkerhetskontroll av leverantörer: Automatisk verifiering av leverantörsstatus innan utbetalning.

  • E-handel/Inköp (P2P): Sammanlänkar hela flödet från beställning till bokföring.

  • Excel-integration: Integrationen ger dig en naturlig och effektiv överföring av data från Excel till ekonomisystemet.
Se fler integrationer till ekonomisystemet
Flygande fågel över ett stadscentrum, symboliserar översikt och kontroll mot bedrägerier. Läs om system som minskar risken för felaktiga betalningar i kommuner och regioner.

Kontroll och skydd mot bedrägerier: Kampen mot ekonomisk brottslighet

Kommuner och regioner hanterar stora betalningsflöden och samarbetar med tusentals leverantörer. Under två år betalade 94 av landets 290 kommuner fakturor till företag på Svensk Handels varningslista, enligt en kartläggning från Upphandling24. Ett system som automatiskt kontrollerar nya leverantörer kan minska risken för felaktiga betalningar, till exempel genom att verifiera F-skatt och betalningsanmärkningar innan utbetalning.

Få koll på dina leverantörer - helt automatiskt

Hur upptäcker du bluffakturor?

Hur kan du känna igen falska fakturor, IT-tjänster och påhittade krav? Här är några praktiska tips för att förebygga bedrägerier i din kommun eller region:

  • Dubbelkolla alltid leverantörer: kontrollera F-skatt, betalningsanmärkningar och kontaktuppgifter innan något registreras.
  • Säkerställ tydliga betalningsrutiner: fakturor ska alltid attesteras av ansvarig beställare.
  • Var vaksam på misstänkta fakturor och mejl: särskilt under semestertider eller när vikarier hanterar ekonomin.
Vill du lära dig fler strategier för att förebygga fakturabedrägerier? Läs mer här
Skördetröska i arbete på ett fält, symboliserar en metodisk och effektiv process. Läs om implementeringsmetoder för att lyckas med systembyte av ekonomisystem i kommuner.

Så lyckas du med systembytet

Att byta ekonomisystem är en stor och komplex process för kommuner. Ett misslyckat byte beror sällan på tekniken – utan på bristande förändringsledning. Vår implementeringsmetod fokuserar på att minimera risker, skapa förankring i verksamheten och sätta tydliga etappmål, så att ditt projekt blir klart i tid och inom budget.

Se hur vi hjälper kommuner att lyckas med systembyten

Vår metod för förändringsledning i kommuner

För att lyckas med implementeringar hos våra kunder arbetar vi efter en modell som innehåller följande steg:

  • Beprövad modell baserad på PPS-ramverket

  • Tydlig ansvarsfördelning och kontinuerlig riskhantering

  • Engagerad förändringsledning som skapar intern acceptans

  • Trygg övergång till förvaltning och långsiktigt stöd

Vanliga frågor om säkerhet och digitalisering

Hittar du inte svaret på din fråga? Hör av dig till oss eller boka en demo så hjälper vi dig. 

Kontakta oss

Ett ekonomisystem för offentliga verksamheter behöver garantera digitalisering, regelefterlevnad och trygghet, utöver säker drift. Kommuner och regioner behöver ett redovisningssystem anpassat för svenska lagkrav som automatiserar hela ekonomiflödet från inköp till bokslut - utan att tumma på säkerheten. Det innebär bland annat:  

  • Automatisering och datadrivet beslutsstöd
    Systemet automatiserar hela ekonomiflödet – från inköp till bokslut – och ger realtidsinsikter som stärker styrning, planering och uppföljning. Genom att digitalisera redovisning och reskontra kan ditt team arbeta mer framåtriktat, minska fel och frigöra tid från manuella rutiner.
  • Anpassat för offentlig sektor och svenska lagkrav
    Utformat för kommuner och regioner enligt svensk lagstiftning, redovisningsregler och krav på transparens. Leverantören behöver visa på ett omfattande säkerhetsarbete, inom bland annat ISO-certifiering, GDPR och drift. 
  • Integrerat ekosystem
    Smidig integration med de främsta systemen för e-handel, inköp, budget och leverantörskontroll, vilket minimerar manuell hantering och dubbelarbete.
  • Tryggt, molnbaserat och framtidssäkert
    Molnbaserad lösning med nordisk datalagring, hög säkerhet och kontinuerlig uppdatering – byggd för att möta framtidens krav på effektiv, hållbar ekonomistyrning. 

Läs mer om vårt ekonomisystem för svensk offentlig sektor

För ekonomisystem som hanterar kritisk data är säkerhet, dataskydd och regelefterlevnad helt avgörande. Med vår trygga och certifierade SaaS-lösning får du en driftmiljö som uppfyller både GDPR och det nya NIS2-direktivet, utvecklad specifikt för offentlig sektor.

  • Lokal och säker datalagring: All data lagras i våra egna, miljösmarta datacenter i Sverige – du behåller full kontroll och högsta möjliga datasäkerhet.

  • Certifierad regelefterlevnad: Våra lösningar är certifierade enligt ISO 27001 och anpassade för att möta kraven i NIS2 och offentlig upphandling.

  • Fullt ansvar och ständig trygghet: Vi tar fullt ansvar för drift, uppdateringar, patchar och säkerhetskopior – så att du kan fokusera på verksamheten.

  • Säker SaaS för offentlig sektor: Plattformen är byggd med inbyggda skydd mot dataintrång, behörighetsfel och informationsläckor.

För att du ska kunna fatta välgrundade beslut och styra resurser effektivt krävs både övergripande planering och kontroll i detaljerna.

  • Smarta inköp och godkännanden
    Säkerställ att resurser används enligt plan, minska fel och frigör tid för strategiska beslut genom automatiserade attestflöden och behörighetsstyrning.

  • Effektiv fakturahantering
    Digitala fakturor, automatiska matchningar och riskvarningar ger full transparens över utgifter och frigör tid från manuella rutiner.

  • Säkra betalningar
    Genom säkra, automatiserade utbetalningar med behörighetskontroll och bankintegration minimeras fel och risker.

  • Djupare insikt med data
    Realtidsrapporter och spårbara verifikat ger underlag för analys och uppföljning, så att du kan fatta bättre strategiska beslut.

Ja. Vi säkerställer att såväl in- som utbetalningar fungerar i det nya formatet. 

Kunskap från bloggen