Kvalitetssäkrad budget ger trygghet i Halmstad

Nu har de arbetat med budget- och prognosverktyget sedan 2018 och är eniga om att den största vinsten är kvalitetssäkringen.

– Vi vet att budgeten stämmer och behöver inte oroa oss för att rektorer får fel besked, menar Fredrik Lassagård.

Bakom kulisserna arbetar systemet tätt ihop med kommunens övriga infrastruktur. Integrationen till ekonomisystemet sköts automatiskt. Genom att göra en import från personalsystemet samt barn- och elevsystemet har de alltid korrekta siffror i systemet.

– För oss innebär det bland annat att vi läser in exakt antal barn och elever, samt att vi får detta omräknat till pengar, säger Eva Carina Bengtsson.

Nästa steg är att koppla på Power BI för att visualisera förvaltningens budgetsiffror. Förvaltningen har precis integrerat Power BI med budget- och prognosverktyget via ett REST API.

Budget- och prognosverktyget används inte bara av ekonomiavdelningen. Även rektorer och övriga chefer kan arbeta i verktyget. 

– Chefer uppskattar möjligheten att simulera olika scenarier. De ser direkt hur budgeten påverkas om någon går ner i tjänst eller om barngrupperna förändras, säger Eva Carina Bengtsson. 

Fredrik Lassagård tillägger att Effectplan, till skillnad från många liknande system, räknar per tolv månader i stället för per termin. Det innebär att förändringar kan simuleras och följas upp månad för månad.

– Det är lätt att arbeta med drivarbaserad planering och personalkostnader, som är vår största utgiftspost, konstaterar han.

Systemets rapportdel gör det enkelt att analysera ekonomi på flera nivåer i organisationen.

– Varje skola gör sin prognos som sedan summeras upp. Vi kan snabbt se avvikelser på allt från förskoleteam till hela skolområden, säger Eva Carina Bengtsson.

Hon lyfter också det pedagogiska värdet i det nya arbetssättet.

 – Vi kan visa hur vi räknat månadskostnader mot budget. Det blir ett verktyg för cheferna att faktiskt förstå hur siffrorna tas fram och simulera vad som händer om exempelvis gruppstorlekar ändras.

Budget- och prognosverktyget är anpassat efter förvaltningens ekonomiprocesser. Controllers har full överblick medan användare ute i verksamheten bara ser sina egna delar.

– Användarna ser bara de objekt och enheter som är relevanta för dem, vilket gör det både tydligt och säkert att använda, avslutar Eva Carina Bengtsson.