Från upphandling till drift: Norrtälje kommuns väg till ett lyckat systembyte

Innan Norrtälje kommun påbörjade upphandlingen genomförde de en noggrann behovsanalys i 19 olika verksamhetsgrupper. Resultatet visade att det tidigare systemet krävde många klick och var svårt att lära sig. För att säkerställa en smidig övergång lades stor vikt vid förarbetet. 

– Vi kravställde projektplanen och rollbeskrivningarna redan i upphandlingen samt använde en samverkanshandbok för hur förvaltningen skulle se ut framöver. Syftet var att få en tydlig bild av omfattningen för att kunna sätta rätt person på rätt plats i god tid, säger Therése Bäckström och fortsätter:

– Från mitt perspektiv som projektledare tycker jag att vi hade en bra mötes- och organisationsstruktur där vi lyfte saker löpande. Utbildningsupplägget för schemaläggningen var också en stor fördel. Användare fick utbildning samtidigt som de fick praktisera det de lärt sig, förklarar hon.

Theresia Mithelius, lönechef med mångårig erfarenhet som löne- och systemspecialist, betonar vikten av dialog i en offentlig upphandling.

– Ibland kan det vara svårt att ställa krav exakt så nischat som man hade behövt, eftersom man inte får kravställa utifrån system. Därför är det värdefullt att ha en öppen dialog med de leverantörer som svarar på upphandlingen, för att få råd kring hur vi bäst löser våra behov, säger hon.

Norrtälje kommun lanserade det nya systemet den 1 september 2025. En viktig framgångsfaktor var att de tidigt engagerade superanvändare ute i verksamheten. Strategin byggde på lokal närvaro och interna ambassadörer.

– Vi tog in schemaansvariga från samtliga förvaltningar. Genom att ge dem tidig information och utbildning fick de rollen att stötta sina kollegor, vilket har bidragit till ett bra samarbete i hela kommunen, säger Therése Bäckström.

Under den första kritiska månaden etablerade projektet dessutom en fysisk supportstation i kommunhusets matsal.

– Medarbetare och chefer kunde komma förbi med sin laptop och få direkt hjälp. Samtidigt erbjöd vi drop-in via Teams för dem som arbetade på distans. Frågorna minskade i takt med att användarna lärde sig systemet, berättar Therése Bäckström.

Att hantera den löpande driften parallellt med systemutbildningar är krävande. Lönechefen Theresia Mithelius tog höjd för detta från början och anställde en extra resurs som avlastade det ordinarie teamet med den löpande supporten. 

Norrtälje kommun hanterar cirka 3 400 löner varje månad, med flera hundra chefer och schemaläggare. Sex månader efter införandet visar deras mätningarna av nöjdhetsindex tydliga resultat.

– Användarnöjdheten har gått från en tidigare nivå på runt 20 procent till strax över 70 procent bland våra schemaläggare och chefer, konstaterar Theresia Mithelius.

På löneavdelningen pågår arbetet med att trimma de nya processerna parallellt med den löpande verksamheten. Något som Theresia Mithelius gillar med Publitech Lön & HR är de inbyggda kontrollfunktionerna inför lönekörning.

– Kontrollerna man gör innan lön är tillförlitliga, vilket ger bra förutsättningar för att det blir rätt lön i rätt tid, säger hon.

Nästa steg för Norrtälje kommun är att fortsätta lära sig mer om systemet. De har regelbundna möten, internt såväl som med Publitech, där de delar erfarenheter och kan eskalera sådant som inte fungerar eller kan bli bättre. 

–  Vi är nu i en fas där vi vill skruva på detaljer och anpassa lösningen ytterligare. Genom våra operativa och strategiska möten har vi en direktkanal för det fortsatta utvecklingsarbetet. Utöver det har vi interna chefsforum en gång i månaden där vi lyfter tips och trix för schemaläggare och chefer baserat på de frågor som kommer in, säger Theresia Mithelius.