Rapporter ur lönesystemet: det här måste kommunen kunna ta fram

Sjukfrånvaro till årsredovisningen, personal- och lönestatistik till SKR, underlag för den årliga lönekartläggningen och löpande uppföljning till chefer och ledning. Som ansvarig för lön och HR på en kommun finns det ett antal rapporter du behöver kunna få fram på ett enkelt och säkert sätt. Alla bygger på data i lönesystemet, så det är där kvaliteten avgörs. Och från 2027 kan även rapportering om löneskillnader enligt EU:s lönetransparensdirektiv tillkomma. 

1. Sjukfrånvaro i årsredovisningen

Enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning ska förvaltningsberättelsen redovisa de anställdas sjukfrånvaro under året. Den totala sjukfrånvaron anges i procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden. Du ska också redovisa:

• andelen sjukfrånvaro som avser 60 dagar eller mer i följd,
• sjukfrånvaro för kvinnor respektive män,
• sjukfrånvaro i åldersgrupperna 29 år eller yngre, 30–49 år och 50 år eller äldre.

Uppgifter om en grupp ska inte lämnas om gruppen har tio anställda eller färre, eller om uppgiften kan kopplas till en enskild person.

SKR:s personal- och lönestatistik

Varje år samlar SKR in personal- och lönestatistik från kommuner och regioner. Mättidpunkten är november, eftersom löneöversynen då oftast är klar och antalet anställda påverkas minst av säsongsvariationer. Uppgifterna hämtas från lönesystemet i samband med novemberlönen och ska vara SKR tillhanda senast 1 december. Statistiken används i de centrala avtalsförhandlingarna och som underlag till SCB:s officiella lönestrukturstatistik.

3. Lönekartläggning

Diskrimineringslagen kräver att alla arbetsgivare varje år kartlägger och analyserar löner och andra anställningsvillkor för att upptäcka osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. Har ni tio anställda eller fler ska arbetet dokumenteras skriftligt. För en kommun betyder det stora mängder data om löner, befattningar och arbetsvärdering, vilket går mycket snabbare om du kan ta ut dem direkt ur lönesystemet.

4. Lönetransparensdirektivet: vad gäller nu?

EU:s lönetransparensdirektiv skulle vara infört i svensk lag senast 7 juni 2026. I mars 2026 meddelade regeringen att den för närvarande inte lägger fram någon proposition. I juni fick DO i uppdrag att fortsätta förbereda genomförandet. Det finns alltså ingen svensk lag ännu, men direktivet anger tidsramarna: 

• Arbetsgivare med 250 anställda eller fler ska rapportera löneskillnader mellan kvinnor och män varje år, första gången senast 7 juni 2027.
• Arbetsgivare med 150–249 anställda rapporterar första gången senast 7 juni 2027 och sedan vart tredje år.
• Arbetsgivare med 100–149 anställda rapporterar första gången senast 7 juni 2031 och sedan vart tredje år.

5. Rapporter till chefer och ledning

Utöver det lagstadgade behöver chefer och ledning löpande överblick. Vanliga exempel är:

• sjukfrånvaro och semesteruttag per enhet,
• löneskulder, ofta på grund av frånvaro som inte rapporterats,
• timanställda som inte fått lön på länge,
• behörigheter och chefsroller, som behöver stämma när organisationen ändras.

Ju mer av detta som visas direkt för chefen, desto färre manuella uttag behöver löneavdelningen göra.

Så hjälper lönesystemet dig

I Publitech Lön & HR finns ett inbyggt rapport- och analysverktyg som samlar data från lön och HR i samma rapport. Du väljer bland färdiga rapporter eller skapar egna, chefer ser rätt data utifrån sin roll och notiser på startsidan visar när något behöver åtgärdas. I Jönköpings kommun använder löneavdelningen och förvaltningarna rapporterna för bland annat behörigheter, löneskulder och timanställda. Läs mer om rapportering och analys i Publitech Lön & HR

Vanliga frågor

Måste kommuner redovisa sjukfrånvaro i årsredovisningen?

Ja. Enligt 11 kap. 6 § lagen om kommunal bokföring och redovisning ska förvaltningsberättelsen redovisa sjukfrånvaron i procent av ordinarie arbetstid, uppdelat på långtidssjukfrånvaro, kön och åldersgrupper.

När ska SKR:s personalstatistik lämnas?

Mättidpunkten är november och uppgifterna ska lämnas så snart novemberlönen är körd, senast 1 december.

Gäller lönetransparensdirektivet i Sverige?

Inte ännu. Direktivet är inte infört i svensk lag (oktober 2026), men DO förbereder genomförandet. Enligt direktivet ska arbetsgivare med minst 250 anställda rapportera löneskillnader första gången senast 7 juni 2027.

Vilket lönesystem ger kommuner bäst rapportering och analys?

Det beror på dina specifika behov, men genrellt kan man säga att du ska titta efter tre saker, data från lön och HR i samma rapport, rollbaserad åtkomst för chefer och notiser vid avvikelser. Publitech Lön & HR har allt detta och används av 85 procent av Sveriges kommuner.