Automatiska bevakningar sparar tid för Region Norrbotten

Region Norrbotten jobbar ständigt med att fånga upp och förebygga felärenden och tidskrävande justeringar. Till sin hjälp har de Publitechs rapport- och analysverktyg som gör att de kan presentera data på ett bra sätt.

Daniel Widman är förvaltningsledare och systemansvarig för samtliga HR- och personaladministrativa system i Region Norrbotten, där bland annat Publitechs lönesystem ingår. Systemet används av 6 500 anställda, varav 400 chefer. 
Den största utmaningen med jobbet är enligt Daniel Widman att förebygga glapp mellan olika system och bygga den komplexa kartan med integrationer. Ett arbete som blev mycket lättare sedan de började använda Publitechs analys- och rapportverktyg. I verktyget kan de göra egna SQL-skript och få dem presenterade på ett snyggt sätt via en rapport och/eller bricka direkt på startsidan. 

– För oss ger det en möjlighet för HR-, löneavdelningen och chefer att själva göra kontroller direkt mot olika användargrupper, istället för att vi tar fram rapporter åt dem. Med verktyget kan vi samla och presentera relevant data för att effektivisera vardagen, säger han. 

Hittills har Daniel Widman och hans två kollegor skapat 86 olika rapporter som används flitigt av såväl lönehandläggare och systemförvaltare som chefer och medarbetare.

– Det är beroendeframkallande när man väl börjat, konstaterar han med ett skratt.

Daniel Widman berättar att de har ett batteri med olika kontroller. Syftet är att stötta användarna genom att fånga upp, meddela och förebygga felärenden och tidskrävande justeringar i efterhand. Till exempel har cheferna i Region Norrbotten inte en övergripande behörighet utan måste välja enhet för att attestera. Nu pågår därför ett arbete som ska resultera i ett meddelande på startsidan som visar eventuella åtgärder per enhet så att man inte behöver logga in på flera ställen. 

– Allt eftersom vi får in felärenden jobbar vi med nya bevakningar som stöd för lönehantering och personaladministration, och i slutändan även för medarbetaren själv, säger Daniel Widman.

Att jobba med det mer djupgående analysverktyget är något han verkligen kan rekommendera.  

– Konceptet med fasta rapporter är en bra start, men vi insåg att vi kommer behöva fler rapporter i takt med att vi inkluderar fler användargrupper. Styrkan med analysverktyget där du kan skapa dina egna rapporter är att inte alla behöver få samma rapport, utan du kan anpassa utfallet och hur det presenteras efter mottagaren.