Smarta rapporter sparar tid i Jönköpings kommun
Jönköpings kommun valde att installera Publitechs rapport- och analysverktyg som presenterar data från lönesystemet, Utdata och Neptune i gemensam rapport. Idag kan de enkelt samla data om behörigheter, löneskulder och timanställda i realtid.
För snart fem år sedan installerade Jönköpings kommun tre rapporter, plus att de skapade en skräddarsydd rapport efter egna önskemål. Idag använder de rapporterna "Organisationsinfo", "Timanställningar som inte fått lön", "Anställdas senaste löner", "Löneskulder" samt "Åtgärder".
Agneta Krusing har arbetat som lönekonsult och systemförvaltare på Jönköpings kommun i över 25 år. Malin Grundström, också hon systemförvaltare, började jobba med lön 2010 och som systemförvaltare 2018. De använder framför allt rapporten om organisationsinfo som listar alla användare, deras roller och sekretessnivå i realtid.
– Vi som arbetar i Neptune stämmer regelbundet av med förvaltningarna att rätt personer har chefsbehörighet. Nu får vi snabbt ut en lista över aktuella chefer som alltid är uppdaterad, vilket är till stor hjälp när vi bygger om i organisationen. Det är inte alltid vi får veta när någon slutar eller börjar. Innan vi installerade rapporterna hade vi ingen möjlighet att dra ut en sådan lista från Neptune, säger Agneta Krusing.
Till varje rapport finns en informationsbricka som syns på startsidan på användarens personaliga startsida. När brickan är röd betyder det att något behöver åtgärdas, är den grön är allt i sin ordning.
– Det är ett enkelt sätt för chefer att spara tid och få överblick, menar Malin Grundström.
Timanställda som inte fått lön är en annan rapport som ofta används av såväl löneavdelningen som förvaltningarna i Jönköpings kommun.
– Här kan vi se vilka timanställda som inte fått lön på exempelvis sex månader och avsluta personer som inte jobbat på länge från systemet, fortsätter hon.
En rapport som kommunen själva beställt är möjligheten för chefer att se löneskulder. Brickan är egentligen skapad för medarbetaren men de ville att även cheferna i kommunen skulle kunna se vilka skulder som finns.
– Ofta handlar det om frånvaro som inte är inrapporterad till oss på lön. Med brickan "Löneskulder" ser cheferna om det finns en skuld, och kan prata direkt med medarbetaren. Tidigare var det vi som uppmärksammade chefen på att det fanns en skuld, med rapporten slipper vi ett led, säger Agneta Krusing.
Även rapporten "Anställdas senaste löner" samt "Åtgärder" är praktiska verktyg för chefer i organisationen att få snabb överblick. Som chef ser du om det är en stor skillnad mellan olika löner, och kan snabbt göra en bedömning om en utbetalning är rimlig. Åtgärder är en bricka som lyser rött om det finns något du måste agera på.
Nästa steg för Jönköpings kommun blir eventuellt att köpa till Studion-licensen av rapportverktyget där de kan bygga egna funktioner med hjälp av SQL-skript. Med Studio-licensen kan IT-avdelningen eller systemförvaltarna skapa egna rapporter.
– Vi skulle till exempel vilja ge lönekonsulterna möjlighet att själva uppdatera en del av de kontroller som görs på lönen, när de ska göra dem. Istället för att vi systemförvaltare uppdaterar dem på veckobasis, avslutar Malin Grundström.
