Resursplanering i vården: Så hanterar du bemanningsoptimering och vikarier vid kort varsel

Att få bemanningen att gå ihop när alla är på plats är en sak. Den verkliga utmaningen börjar när någon blir sjuk en timme före passet. Vem kan täcka luckan, har rätt kompetens och får faktiskt arbeta enligt gällande regler? I vården måste resursplanering, bemanningsoptimering och vikariehantering fungera tillsammans, annars riskerar en enda frånvaro att bli en lång morgon med telefoner, sms och manuella kontroller. Här går vi igenom hur du kan arbeta smartare med bemanningen, både på lång sikt och när ett pass behöver fyllas med kort varsel.

Vad är resursplanering i vården?

Resursplanering i vården är arbetet med att matcha verksamhetens vårdbehov mot tillgänglig personal – rätt kompetens, rätt antal, rätt tid – över både kort och lång sikt.

Det omfattar fyra saker som ofta blandas ihop:

• Bemanningsplanering – hur många och vilka kompetenser som behövs per pass, mottagning, operation och jourlinje.

• Schemaläggning – att lägga ut de behoven på faktiska personer, med hänsyn till anställningsgrad, önskemål, ledighet och arbetstidsregler.

• Bemanningsoptimering – att löpande justera schemat så att resurserna används så effektivt som möjligt utan att arbetsmiljön försämras.

• Vikariehantering – att täcka luckor som uppstår vid frånvaro, sjukdom, VAB eller oplanerad vakans.

Skillnaden mot resursplanering i andra branscher är att vården har hårda regelverk (EU:s arbetstidsdirektiv, dygnsvila, jourkompensation), specialistkompetenser som inte är utbytbara, och en verksamhet som inte kan pausas när någon blir sjuk. 

Läs mer om Publitech Schema och hur enkelt det kan vara att lägga det optimala schemat för läkare, sjuksköterskor och ST-läkare.

Vad är bemanningsoptimering – och vad skiljer det från vanlig schemaläggning?

Bemanningsoptimering handlar om att få ut mest möjlig vårdkapacitet ur den personal du redan har, i stället för att först lösa varje behov med inhyrd personal eller övertid.

I praktiken betyder det att du arbetar med:

• Kompetensmatchning – att en ST-läkare, specialist eller sjuksköterska placeras där kompetensen faktiskt behövs, inte där schemat råkade ha en rad ledig.
  
  
• Jämnare fördelning av jour och obekväm tid – vilket både är en arbetsmiljöfråga och en förutsättning för att folk stannar.
  
  
• Regelefterlevnad inbyggd i planeringen – dygnsvila och veckovila kontrolleras när schemat läggs, inte i efterhand när avvikelsen redan är ett faktum.
  
  
• Uppföljning – vilka pass som återkommande är svåra att bemanna, och varför.

Vanlig schemaläggning svarar på frågan "vem jobbar när?". Bemanningsoptimering svarar på "använder vi personalen på bästa sätt – och vad kostar det oss när vi inte gör det?".

Varför är vikariehantering vid kort varsel så svårt?

Kort sagt, för att informationen finns, men den finns på fel ställen.

När ett pass blir vakant samma morgon behöver du veta fyra saker samtidigt:

• Vem har rätt kompetens för just det passet?
  
  
• Vem jobbar redan eller har jobbat så mycket att dygnsvilan sätter stopp?
  
  
• Vem är ledig och tillgänglig just den dagen?
  
  
• Vem har du redan frågat de senaste veckorna?

Utan systemstöd sitter svaren i huvudet på schemaläggaren, i ett Excelark, i en pärm och i en gruppchatt. Resultatet blir massutskick till alla – inklusive de som redan jobbar det passet – följt av telefonkedjor, dubbelbokningar och i värsta fall en inhyrd resurs som hade kunnat undvikas.

Det kostar tre saker: tid (schemaläggarens morgon går åt till att ringa), pengar (hyrpersonal och övertid när kedjan tar för lång tid) och förtroende (medarbetare som får förfrågningar om pass de omöjligt kan ta slutar läsa dem).

Så hanterar du bemanning vid kort varsel

I Publitech Schema (f.d. Medinet) blir processen kring att hitta rätt person till rätt pass automatiserat. När en lucka uppstår i schemat skickar systemet automatiskt ut ett sms till klinikens tillgängliga resurser, och urvalet görs utifrån schemat. Systemet vet redan vem på din klinik som har rätt kompetens och behörighet för passet, vem som redan är inbokad på annan tid, och vem som kan ta passet utan att bryta mot arbetstidsreglerna.

Det betyder att förfrågan bara går till dem som faktiskt skulle kunna ta passet. 

Du som schemaläggare behöver alltså inte själv hålla koll på vilka som redan jobbar och vilka som är lediga; schemat sköter urvalet åt dig. Istället för att ringa runt eller massmejla väntar du på svaret.

Konkret innebär det:

• Kortare tid från vakans till bemannat pass – förfrågan går ut på minuter i stället för att kräva en telefonrunda.

• Färre onödiga förfrågningar – medarbetare får bara sms om pass som är relevanta för dem, vilket håller uppe svarsfrekvensen.
  
  
• Mindre risk för regelbrott – personer som inte får arbeta passet kommer aldrig med i urvalet.
  Lägre beroende av hyrpersonal – den egna, tillgängliga kapaciteten hittas först.

Boka en demo så visar vi hur automatisk vikariehantering fungerar i praktiken på er klinik.

Vad du bör titta efter i ett system för resursplanering i vården

Om ni ser över systemstödet för schemaläggning och bemanning, ställ de här frågorna till leverantören:

• Tar systemet hänsyn till arbetstidsregler automatiskt? Dygnsvila och veckovila ska kontrolleras när schemat läggs.

• Kan systemet hantera både ordinarie verksamhet och jour? Jourlinjer, beredskap och jourkompensation är sällan något man löser i efterhand.

• Går det att styra på kompetens och behörighet? Specialist, ST, AT och sjuksköterska är inte utbytbara rader i ett schema.

• Hur fylls luckor vid kort varsel? Kräver det manuellt arbete av schemaläggaren, eller sköter systemet urval och utskick?

• Integreras det med PA-, tid- och lönesystem? Registrera en gång, använd överallt – annars flyttas det manuella arbetet bara till löneadministrationen.

• Är schemat tillgängligt utan installation? Ett webbaserat schema som fungerar i mobilen når personalen där de faktiskt är.

Sammanfattning

Resursplanering i vården är att matcha vårdbehov mot tillgänglig kompetens över tid. Bemanningsoptimering är att göra det så effektivt som möjligt med befintlig personal. Vikariehantering vid kort varsel är stresstestet – det är där bristerna i planeringen blir synliga samma morgon.

Den avgörande skillnaden mellan en stressig morgon och en hanterbar är om systemet vet vem som kan ta passet, eller om du måste veta det själv.

Publitech Schema används av kliniker i hela landet, och 95 % av Sveriges regioner är kunder hos Publitech. Lösningen är webbaserad, integreras med lönesystem och tar hänsyn till EU:s arbetstidsregler.

Boka en demo så visar vi hur automatisk vikariehantering fungerar i praktiken på er klinik.

Vanliga frågor

Vad är resursplanering inom vården?

Resursplanering inom vården är arbetet med att matcha verksamhetens vårdbehov mot tillgänglig personal med rätt kompetens, vid rätt tidpunkt. Det omfattar bemanningsplanering, schemaläggning, bemanningsoptimering och vikariehantering.

Vad är skillnaden mellan schemaläggning och bemanningsoptimering?

Schemaläggning är att fördela pass på personer. Bemanningsoptimering är att löpande justera fördelningen så att kompetens, arbetstidsregler och kostnad hamnar rätt – med målet att använda befintlig personal effektivt i stället för att lösa behov med hyrpersonal och övertid.

Hur fyller man ett vakant pass med kort varsel?

Snabbast går det när systemet automatiskt identifierar vilka medarbetare som har rätt kompetens, är tillgängliga och får arbeta passet enligt arbetstidsreglerna – och skickar förfrågan direkt till dem, exempelvis via sms.

Hur minskar man beroendet av hyrläkare?

Genom att först hitta och nyttja den egna tillgängliga kapaciteten. Automatiserad vikariehantering kortar tiden från vakans till bemannat pass, vilket minskar antalet tillfällen där inhyrning blir enda alternativet.

Tar schemasystem hänsyn till EU:s arbetstidsregler?

Publitech Schema tar hänsyn till EU:s arbetstidsregler vid schemaläggning, och personer som inte får arbeta ett pass inkluderas inte i förfrågningar om att fylla luckor.