Så automatiserar du fakturahantering och betalningar i offentlig sektor

Genom att ta emot e-fakturor direkt i Publitech Ekonomi kan stora delar av fakturahanteringen ske automatiskt. Regelstyrd kontering och smart fakturamatchning minskar det manuella arbetet och skapar ett effektivt flöde från mottagning till attest. Med tilläggstjänsten AutoPay integreras betalningsflödet direkt med banken enligt ISO 20022-standarden, vilket möjliggör automatiska utbetalningar, automatisk bankavstämning och löpande bokföring utan manuella filöverföringar. 

1. Ta emot e-fakturor som standard

En hög automatiseringsgrad börjar med hur fakturorna kommer in i verksamheten. När e-faktura används som standard försvinner behovet av att hantera pappersfakturor, PDF-filer och manuella e-postbilagor.

När en faktura tas emot kan systemet automatiskt kontrollera att nödvändig information finns på plats, exempelvis organisationsnummer, referenskoder, ordernummer, belopp och förfallodatum. Det minskar risken för fel och skapar ett mer effektivt flöde redan från start.

2. Låt systemet hantera fakturan

När fakturan väl har kommit in i Publitech Ekonomi kan stora delar av processen automatiseras genom regelstyrd kontering och smart matchning. Systemet importerar fakturor helt automatiskt och är optimerat för e-fakturaformat som XML/Peppol.

För återkommande fakturor och inköp som följer avtal eller beställningar kan systemet matcha, kontera och hantera fakturan automatiskt. Vid mindre avvikelser kan systemet föreslå kontering och skicka fakturan vidare för attest. Endast de fakturor som avviker från normala mönster behöver granskas manuellt.

På så sätt kan ekonomiavdelningen fokusera på undantagen istället för att lägga tid på rutinärenden.

3. Effektivisera attest och dokumenthantering

Intern kontroll och spårbarhet är avgörande i offentlig sektor. Samtidigt behöver processerna vara smidiga för verksamheten.

I Publitechs webbaserade gränssnitt får chefer och attestanter en tydlig överblick i sin personliga brevlåda för att hantera leverantörsfakturor. Där kan fakturorna enkelt granskas, konteras, kommenteras och attesteras. Systemet styr automatiskt flödet utifrån organisationens uppsatta attestregler och genomför kontroller mot tillåtna kodintervall (exempelvis kostnadsställen) samt specifika beloppsgränser direkt via attestliggaren

Vid begäran om allmän handling kan upp till 50 fakturor exporteras samtidigt till ett sammanställt PDF-underlag genom funktionen för anpassad utskrift. Exporten kan skräddarsys för att inkludera precis det som behövs – såsom fakturabilder, konteringsrader, bilagor och händelseloggar – vilket minskar den manuella administrationen och förenklar utlämningsprocessen avsevärt.

4. Automatisera betalningar och bankavstämning

När fakturan är godkänd kan även betalningsprocessen automatiseras.

Med AutoPay kommunicerar Publitech Ekonomi direkt med banken enligt den nya ISO 20022-standarden. Betalningsfiler behöver inte längre hanteras manuellt, vilket minskar risken för fel och skapar ett säkrare betalningsflöde.

För återkommande utbetalningar kan mallar och schemaläggning användas för att automatisera hela processen. Mottagare, belopp och frekvens hanteras i systemet samtidigt som organisationens attestregler fortsatt gäller.

AutoPay möjliggör dessutom automatisk bankavstämning där in- och utbetalningar matchas mot redovisningen. Resultatet blir ett sammanhängande flöde från betalning till bokföring med betydligt mindre manuellt arbete.

5. Frigör tid för analys och ekonomistyrning

När administrationen minskar får ekonomiavdelningen mer tid för uppföljning, prognoser och strategiska beslut.

Publitechs budget- och prognosverktyg är utvecklat för kommuner, regioner och kommunala bolag och bygger på drivarbaserad planering. Det innebär att verksamhetsvolymer, exempelvis antal elever eller vårdtimmar, kan ligga till grund för budget och prognos istället för enbart historiska kostnader.

Verktyget är molnbaserat och stödjer löpande prognoser, scenarioplanering och automatiserade beräkningar, vilket ger bättre beslutsunderlag och en mer proaktiv ekonomistyrning. Genom att koppla samman budget, prognos och utfall skapas en tydligare bild av verksamhetens ekonomiska utveckling.

Hur mycket tid kan din verksamhet spara?

Genom att automatisera fakturamottagning, kontering, attest, betalningar och bankavstämning kan ekonomiavdelningen minska den manuella hanteringen avsevärt. Resultatet är snabbare processer, färre fel och mer tid för analys, uppföljning och verksamhetsutveckling.

Vill du veta mer om vårt ekonomisystem för offentlig sektor? Boka en demo idag

Få tips på hur du kan effektivisera ekonomistyrningen i vår guide