Checklista: Semesterårsskifte för lön- och HR-administratörer

Semesterårsskiftet är ofta den största och mest tidskrävande manuella processen under året. Den är fylld av detaljgranskning, överföringar och en ständig risk för felaktiga utbetalningar på grund av tre kritiska processer. Vi har sammanställt en checklista som hjälper dig att få kontroll över processerna.

Steg 1: Granskning av semestergrundande tid 

Det mest kritiska steget är att säkerställa att grunden för de nya semesterdagarna är 100 procent korrekt.

• Säkerställ att all semesterlönegrundande frånvaro är registrerad (sjukdom, föräldraledighet, utbildning m.m.)
• Verifiera korrekta anställningsdatum och sysselsättningsgrader.
• Generera rapport över total semestergrundande tid per medarbetare för den gångna perioden.
• Kontrollera mot kollektivavtal (t.ex. AB/Sobona) att rätt frånvarokoder räknas som semestergrundande.
  
  Utmaningen: Att enbart titta på arbetade timmar räcker inte. Du måste validera olika typer av semesterlönegrundande frånvaro. En felaktig registrering här kan påverka en medarbetares intjänade dagar för hela det kommande året.

Steg 2: Hantering och överföring av dagar 

När den semestergrundande tiden är fastställd ska dagarna hanteras och flyttas vidare in i det nya semesteråret.

• Beräkna och fastställ de totala intjänade semesterdagarna för det nya semesteråret.
• Identifiera och sammanställ alla sparade dagar som förs över från tidigare år.
• Kontrollera innestående semesterdagar från föregående år som inte har tagits ut.
• Överför intjänade, sparade och kvarvarande dagar till det nya semesterårets saldo i lönesystemet.
• Gör en stickprovskontroll för att verifiera saldon mellan tid- och lönesystem.
  
  Utmaningen: Överföringen innebär ofta en omfattande hantering av intjänade, sparade och kvarvarande dagar. Det finns stor risk för Manuella inmatningsfel, särskilt om tid- och lönesystem inte är helt integrerade eller automatiserade.

Steg 3: Sparade dagar och förfallorisk

De flesta kommuner och regioner följer kollektivavtal (som AB eller Sobona) som har specifika regler för hur sparade dagar ska hanteras, sparas och betalas ut.

• Identifiera sparade dagar och säkerställ att de hanteras enligt lag (femårsgräns) och kollektivavtal.
• Kör rapport för att identifiera sparade dagar som riskerar att förfalla (t.ex. efter fem år).
• Beräkna och fastställ utbetalningsbelopp för dagar som måste förfalla. 
• Säkerställ att utbetalningen sker vid rätt tidpunkt enligt kollektivavtal. 
• Informera medarbetaren om eventuella utbetalningar och deras nya saldo.
  
  Utmaningen: Att missa en dag med förfallorisk kan innebära avtalsbrott eller ekonomiska konsekvenser. Detta kräver noggrann historikgranskning för att veta exakt vilket år varje sparad dag tjänades in.

Vill du veta mer om vårt lönesystem för svensk offentlig sektor? Boka en demo här