Öppet eller förhandlat förfarande? Svaret är enkelt; välj förhandlat om du vill få rätt lösning till rätt pris. Det menar Roland Sjögren, ansvarig för upphandlingar av löne- och ekonomisystem på Publitech.
Innan en organisation ska genomföra en offentlig upphandling väljer de ett förfarande för upphandlingen. Förhandlat förfarande innebär att du som upphandlar kan ha möten och ställa frågor till samtliga leverantörer under anbudsprocessen.
– I dagsläget väljer de flesta kommuner förhandlat förfarande, vilket är bra, säger Roland Sjögren.
– Då får vi som leverantör en chans att precisera och förtydliga vårt erbjudande.Vi kan diskutera frågor som uppkommer, och ställa frågor till kommunen som är viktiga för att vi ska kunna leverera rätt lösning, fortsätter han.
Vad är skillnaden? 
Skillnaden mellan öppet och förhandlat förfarande är att i öppet förfarande är alla villkor strikta. Det innebär att som upphandlande organisation får du inte föra en dialog med leverantören, mer än i skriftlig form. En metod som enligt Roland Sjögren gör det nästintill omöjligt att lämna ett bra anbud.
– Att avklara 150 frågor skriftligt på mail inom en tidsperiod som ibland är så kort som fem arbetsdagar är inte ett effektivt sätt att få rätt lösning. Därför svarar vi nästan aldrig på anbud med öppet förfarande, förklarar han.
Öppet förfarande leder till överpris
Det blir kostsamt för kommunerna att välja öppet förfarande, menar Roland Sjögren, eftersom leverantören då kan behöva ta höjd för eventuella risker. Ibland möter han organisationer som tror att det är lätt att ställa krav utifrån tidigare systemlösning - hur svårt kan det vara?
– Tyvärr är det komplext även om det är standardleverans och kunden har haft vårt system tidigare. Mycket har hänt sedan man upphandlade systemet förra gången, det har skett en teknisk utveckling med SaaS-drift och så vidare. För att vi ska kunna ge ett rättvist pris och rätt förutsättningar behöver vi föra en dialog, säger han.
En annan missuppfattning är att det tar lång tid vid förhandlat förfarande.
– Det kanske det gör initialt, samtidigt får du i princip exakt det du efterfrågar. Till rätt pris. Att kunna prata om resurser och införande efter rätt premisser minimerar risker och missförstånd. Det blir både billigare och mer effektivt, säger han.
Några fler tips till kommuner som ska gå ut i upphandling?
– Jag vill skicka med att de tänker till kring affärsnyttan och inkluderar det i underlaget. Vad ska det här kravet inom AI eller att jobba smartare generera konkret? På så vis blir det enklare för leverantören att förstå vad - och hur - vi ska leverera.
Vill du få tips och råd inför en upphandling? Ladda ner vår kompletta upphandlingsguide!
