Hur gör man ett bra schema i offentlig sektor?
Att skapa ett fungerande arbetsschema är en konst, särskilt i offentlig sektor där resurserna är begränsade, behoven stora och reglerna många. Men hur gör man egentligen ett bra schema som både verksamheten och medarbetarna mår bra av? Här är våra bästa råd för att lyckas.
✅ Vad kännetecknar ett bra schema?
Ett bra schema:
- Täcker bemanningsbehovet utan att skapa övertid
- Följer lagar och kollektivavtal (som dygnsvila och veckoarbetstid)
- Skapar förutsägbarhet för medarbetare
- Är flexibelt när förutsättningarna förändras
- Integrerar med HR- och lönesystemet
🧠 Förarbete är nyckeln
Innan du börjar planera behöver du:
- Analysera behovet: Vilka tider behöver ni bemanna och varför?
- Inventera kompetens: Vem får göra vad, och när?
- Kartlägga tillgänglighet: Har du koll på semester, deltider, vikariat och frånvaro?
Ju bättre underlag – desto bättre schema.
💻 Schemalägg med automation och AI
Med AI kan du skapa scheman som är mer rättvisa mot dina medarbetare. Du får en helt annan möjlighet till enhetlighet över organisationen. Våra kunder inom kommun, region och myndighet vittnar ofta om att schemaläggning med AI ett till både nöjdare medarbetare och mindre administration.
- Automatisera upprepande uppgifter
- Säkerställa att regler följs
- Kontrollfunktioner går både smidigare och snabbare
- Integrera med HR och lön för snabbare lönekörning
🤝 Involvera medarbetarna
Det bästa schemat är ett som också fungerar i verkligheten. Involvera därför medarbetare tidigt:
- Lyssna in önskemål om arbetstider
- Var tydlig med ramar och behov
- Skapa tydliga processer för önskeschema eller byte
⚖️ Håll balansen mellan behov och arbetsmiljö
Offentlig sektor står ofta inför utmaningen att göra “mer med mindre”. Men ett schema får inte bara vara kostnadseffektivt, det måste också ta hänsyn till arbetsmiljö och hälsa. Trötta, stressade eller överarbetade medarbetare blir varken produktiva eller långsiktiga.
📈 Slutligen, följ upp och förbättra
Schemaläggning är ingen engångsuppgift. Följ upp nyckeltal som:
- Täckningsgrad
- Övertid
- Sjukfrånvaro
- Kostnader per enhet
Analysera och justera löpande för att hitta balansen.
