Digital anställningsprocess i Malmö stad
När stadsrevisionen uppmärksammade brister i Malmö stads hantering av anställningar inleddes ett stort förändringsarbete för att lyfta kvaliteten. Projektet resulterade i att man införde Publitechs lösning för en digital anställningsprocess.
– Tidigare uppdaterade rekryterande chefer informationen direkt i lönesystem. Det fanns förstås de som hade bra koll på inmatningen, men alltför ofta förekom fel, säger Anna Ohlsson, systemansvarig på HR i Malmö stad.
Malmö stad har idag cirka 30 000 medarbetare med alla timavlönade inräknade. På en månad hanteras ungefär 4 000 ärenden som på ett eller annat sätt har koppling till anställningsavtalen.
– Publitechs lösning för anställningsprocessen digitaliserar flödet och gör det enkelt att göra rätt. Om någon ändå skulle välja fel anställningsform till exempel, så gör det inget. Idag uppmärksammas HR på alla relevanta avvikelser och måste ge sitt godkännande för att datan ska överföras till lönesystemet, säger Maria Kellerman, systemägare och enhetschef på Malmö stad.
Anna Ohlsson och Maria Kellermans uppfattning är att chefer i Malmö stad tycker att de nya rutinerna är en enkel och bra lösning överlag.
– Tidigare varierade processen mellan olika verksamheter. Jag pratade nyss med en rektor som uppskattade att det var så mycket smidigare nu. Faktum är att jag själv gjorde min första anställning i förra veckan och lättare än så här kan det nog inte göras. Det behövs ingen utbildning, säger Maria Kellerman.
Möjligheten att snabbt kunna få anställningsavtalet påskrivet kan vara avgörande för den som har turen att hitta en undersköterska eller annan eftertraktad kompetens. Maria Kellerman fick ut avtalet direkt och betonar att HRs godkännandeprocess inte får skapa fördröjningar. Införandet hos Malmö stad krävde vissa anpassningar och vidareutveckling.
– Vi har lagt ner mycket resurser på att få det att fungera så som vi vill, men det har varit ett roligt arbete och vi har haft ett bra samarbete med Publitech. Vi vill putta cheferna till att använda guiden för så många rutiner som möjligt. Vi vet ju att det underlättar deras arbete och att de vill vara där, säger Anna Ohlsson.
Vill du veta mer om hur anställnings- och avslutsprocessen kan förenklas? Boka en demo här
