Efter att ha utvärderat anbuden och fattat ett beslut är ni äntligen framme vid upphandlingens sista steg: tilldelningen. Det är nu ni informerar leverantörerna om vem som har vunnit kontraktet. Men det är också här som vanliga misstag kan leda till onödiga förseningar och överprövningar. Här är våra bästa tips för en så smidig tilldelning som möjligt.
Vinnande leverantör: Tydlig information om vilken leverantör som har tilldelats kontraktet.
Utvärderingsrapport: En rapport som visar hur utvärderingen gick till och hur varje anbud har bedömts.
Motivering: En tydlig förklaring till varför den valda leverantören fick kontraktet, baserat på de tilldelningskriterier som ni specificerade i upphandlingsunderlaget.
Avtalsspärr: Information om avtalsspärren och hur länge den gäller.
Efter att du skickat ut tilldelningsbeslutet börjar en avtalsspärr på minst tio dagar. Under denna tid får ni inte teckna något avtal, då övriga anbudsgivare kan begära en överprövning.
För att minimera risken för överprövningar är det viktigt att du:
Är transparent: Motivera beslutet tydligt i utvärderingsrapporten så att leverantörerna kan förstå varför de inte vann.
Kommunicerar: Var tillgänglig och svara på frågor från de leverantörer som inte vann upphandlingen. Det kan ofta räcka för att undvika att de går vidare med en överprövning.
Många upphandlare gör misstaget att sekretessbelägga för mycket i dokumenten. Det gör det svårt för leverantörerna att se om utvärderingen har gått rätt till, vilket i sin tur ökar risken för överprövning. En överprövning kan försena din upphandling med flera månader. Se därför till att du enbart sekretessbelägger information som är en faktisk företagshemlighet.
Att lyckas med tilldelningen är det sista steget mot en framgångsrik upphandling. För att läsa mer om hela processen, besök vår sida för hur du lyckas med din upphandling.