Efter att du har fått in anbuden är det dags för en av de mest avgörande delarna i upphandlingsprocessen: anbudsutvärderingen. Det är nu du ska bedöma vilket anbud som bäst uppfyller din organisations behov. Men hur gör du en rättvis och korrekt utvärdering? Här svarar vi på de tre nyckelfrågorna som garanterar att du hittar rätt leverantör.
Skapa en utvärderingsgrupp: Sätt ihop en utvärderingsgrupp med representanter från alla berörda avdelningar. Det säkerställer att ni får med alla perspektiv och att bedömningen blir rättvis.
Använd en tydlig utvärderingsmodell: Använd din utvärderingsmodell för att bedöma varje anbud objektivt. Modellen ska vara baserad på den viktning du specificerade i upphandlingsunderlaget, där varje kriterium får en viss procentsats.
Dokumentera allt: Se till att du dokumenterar varje steg i utvärderingen. Det gör att du har en tydlig utvärderingsrapport och kan svara på eventuella frågor från leverantörerna.
Utvärderingen ska baseras på de tilldelningskriterier du har angett i ditt förfrågningsunderlag. Ett bra sätt att tänka är att dela upp dem i två kategorier:
Kvalitativa kriterier: Här bedömer du systemets funktionalitet, användarvänlighet och support.
Kvantitativa kriterier: I denna kategori utvärderar du exempelvis pris, tidsplan och referenser.
Tänk på! Det mest konkurrenskraftiga anbudet är inte alltid det billigaste, utan det som erbjuder bäst kombination av pris och kvalitet.
Avvikelse från kriterierna: Ett av de vanligaste misstagen är att inte följa de utvärderingskriterier som står i upphandlingsunderlaget. Det kan leda till en överprövning från en missnöjd leverantör.
Brister i dokumentationen: Utan en tydlig utvärderingsrapport kan det vara svårt att motivera ditt beslut, vilket ökar risken för överprövningar.
Otillräcklig kommunikation: När du väl har fattat ett beslut är det viktigt att du är tillgänglig och kan svara på frågor från de leverantörer som inte vann upphandlingen.
Vill du veta mer? Läs mer om hur du lyckas med hela din upphandling, från behovsanalys till tilldelning, i vår omfattande Upphandlingsguide.