Att skapa ett skarpt upphandlingsunderlag är avgörande för att få in relevanta och korrekta anbud. Dokumentet är grunden för hela upphandlingen och ska guida leverantörerna på bästa sätt. Här går vi igenom tre viktiga framgångsfaktorer för att säkerställa att underlaget blir tydligt och effektivt.
Många upphandlare gör misstaget att utgå från gamla avtal när de skapar underlag. Men för att lyckas behöver du ett verklighetsbaserat underlag som speglar din organisations faktiska behov. Använd informationen från din behovsanalys och RFI för att undvika onödiga krav som kan minska konkurrensen. Ställ endast krav på funktioner och villkor som är relevanta för din verksamhet.
Tydlighet är A och O när du tar fram ditt upphandlingsunderlag. Var så detaljerad som möjligt med vad ni efterfrågar och vilka krav ni har. Det gör det enklare för leverantörerna att förstå och besvara era behov, vilket i sin tur ger dig mer relevanta och korrekta anbud. Se även till att instruktionerna för hur leverantörerna ska svara är enkla att följa
Även om det kan kännas lockande att skapa komplexa utvärderingskriterier, kan det leda till att leverantörerna missförstår. Håll det enkelt och transparent. Om utvärderingen blir för komplicerad finns det en risk att du får in felaktiga anbud, vilket skapar extraarbete för dig.
Vill du veta mer?
Att lyckas med upphandlingsunderlaget är en del av en större process. För att läsa mer om hur du lyckas med hela din upphandling, besök vår kompletta upphandlingsguide.