Familjen Helsingborg optimerar med gemensamma löneprocesser

Eftersom samtliga kommuner i upphandlingen hade Publitechs lönesystem sedan tidigare var det inte ett klassiskt införandeprojekt - och fick därför gå under namnet optimeringsprojektet. Och att införa ett standardiserat arbetssätt och systemstöd i samtliga kommuner har många fördelar. 

– Det ska vara lätt för slutanvändarna, det vill säga chefer och medarbetare, att använda systemet. Våra samverkanskommuner har mycket utbyte av personal - där är det en vinst. Du känner igen dig oavsett vilken kommun du arbetar i, och samma regler och avtal gäller, säger Chatarina Keidser, ansvarig för optimeringsprojektet. 

Carl-Gustaf Suwe fortsätter:

– Idag måste kommuner fokusera på sitt primära uppdrag, till exempel inom vård, skola och omsorg. Vi som arbetar på HR-servicecenter har lön och pension som vår kärnverksamhet. Genom att samla kompetensen minskar sårbarheten för alla kommuner, i synnerhet den lilla kommunen. Samverkan mellan kommuner kommer att bli allt vanligare i Sverige, säger han. 

Som en del av projektet ingick att se över hur man kunde jobba på bästa sätt med lönesystemet. 

– Vi inledde med en designfas där vi tittade på arbetssätt och uppsättningen i systemet. Gör vi saker på rätt sätt? Vi ville få maximal nytta av systemet och alla nya funktioner som tillkom, som exempelvis anställningsguiden. Syftet är att ta hand om, och göra det bästa av vår produkt, i åtta plus åtta år till, säger Chatarina Keidser.

Hur lyckas man då med ett så pass omfattande projekt med nio kommuner som har olika behov och önskemål? Samverkan och regelbundna möten med användargrupper, ägarråd och referensgrupper är avgörande för att lyckas, menar Chatarina Keidser. Kraven är ställda efter en tydlig gemensam målbild.

–  Allt som vi kan ska vi automatisera och digitalisera, konstaterar hon. 

Ett annat viktigt mål är att förvalta varje skattekrona smart. 

– Kostnadseffektivitet är viktigt i kommunal verksamhet. Utöver det önskade vi en systemleverantör med fokus på utveckling och framtidsspaning.

I upphandlingen ingick funktionalitet för en digital anställningsguide. Linus Elfberg är projektkoordinator med bakgrund inom lön och systemförvaltning. Han har goda kunskaper kring anställningsformer och har varit med och skapat en gemensam anställningsmatris. 

– Vi har utvecklat en anställningsmatris som i stort sett är identisk för samtliga kommuner. Det har varit ett jättejobb, vi var inte helt säker på att vi skulle lyckas, men det har vi gjort. Nu lägger vi upp en anställning på exakt samma sätt i nio kommuner och har en kvalitetssäker support, säger han. 

Bland användarna, det vill säga chefer och HR-avdelningar, har den digitala anställningsguiden tagits emot väl. Även om det tar lite tid att komma in i nya rutiner. 

– Som chef påbörjar man en anställning och sedan är man klar. De slipper skriva ut och skicka hem avtal eftersom det ingår digital signering, menar Linus Elfberg. 

En annan nyhet för Familjen Helsingborg är att de går från lokal drift till att låta Publitech, som är en del av Vismakoncernen, sköta driften via SaaS (software as a service). Något som enligt Carl-Gustaf Suwe inte var självklart inledningsvis.

– Innan vi gick ut i upphandling tittade vi noga på för- och nackdelar. Vi involverade allt från IT-gruppen till extern expertis. Informationssäkerhet ligger högt upp på agendan för våra samverkande kommuner, och ägarrådet gjorde bedömningen att det var bättre att lägga ut driften, förklarar han. 

Nu ser han många fördelar med att lägga ansvaret på någon annan. 

– Automatiska uppdateringar och säkerhet är två viktiga aspekter. För mindre kommuner kan kompetensförsörjning inom drift och säkerhet vara svårt. Det är också en kostnadsfråga. Vi slipper lägga tid och resurser på att planera uppdateringar och stänga ner systemet, det sköter Publitech utanför ordinarie arbetstider. Användarna får även en ökad tillgänglighet, säger han.