Vanliga frågor och svar om sekretess vid offentlig upphandling

Att hantera sekretess korrekt är en kritisk del av upphandlingsprocessen. Felaktig hantering kan leda till både förseningar och överprövningar. För att hjälpa dig på vägen har vi samlat de vanligaste frågorna och svaren om sekretess.

Vad gäller för sekretess under en upphandling?

Under en upphandling råder total sekretess fram tills dess att ett tilldelningsbeslut fattas. Efter att beslutet är fattat blir upphandlingsdokumenten offentliga handlingar, vilket innebär att vem som helst kan ta del av dem. Leverantörer begär ofta ut dokumenten för att förstå varför de inte vann och hur de kan utvecklas.

Vad är en företagshemlighet?

Endast information som utgör en företagshemlighet kan ligga till grund för en begäran om sekretess. Det är upp till dig som upphandlare att göra en rimlig bedömning av leverantörens begäran. Ett vanligt misstag är att sekretessbelägga allt eller stora delar av upphandlingen , vilket kan göra det svårt för leverantörerna att se om utvärderingen har gått rätt till.

Vad är risken med att sekretessbelägga för mycket?

Om du sekretessbelägger för stora delar av upphandlingen, finns det en risk att en eller flera leverantörer lämnar in en överprövning. En överprövning kan vara en utdragen process som försenar hela din upphandling. För att lämna in en överprövning måste leverantören kunna visa att de riskerar att lida skada av sekretessen.

Vad ska du göra om du får en begäran om sekretess?

• Ha en dialog: Det enklaste är att ta kontakt med berörd leverantör och gå igenom vilka delar som bör omfattas av sekretess.
  
• Gör en rimlig bedömning: Du måste göra en noggrann bedömning av leverantörens begäran. För att godkänna sekretess måste det finnas tydliga och faktiska skäl till varför handlingarna ska skyddas. 

Vill du veta mer? Läs mer om hur du lyckas med hela din upphandling, från behovsanalys till tilldelning, i vår kompletta Upphandlingsguide.