Komplexa organisationer, otydliga roller och manuella rutiner. Det är vanliga utmaningar som applikationskonsulten Theresa Johnsen möter i sitt arbete. Hon hjälper dagligen kommuner i hela Sverige att kartlägga och effektivisera sina HR- och löneprocesser.
– Det frigör tid till utveckling snarare än brandsläckning, säger hon.
Theresa Johnsen har lång erfarenhet av lönearbete, både i det privata näringslivet och inom kommunsektorn. I dag arbetar hon som applikationskonsult på Publitech. Där genomför hon så kallade processkartläggningar, där hon med workshops och intervjuer hjälper kommuner att modernisera sitt arbetssätt.
– Jag ser en tydlig skillnad mellan det privata och det kommunala. Kommuner är mer komplexa, de omfattar allt från lärare och skolor till vård och omsorg. Det är just denna komplexitet som gör kartläggningen så viktig, särskilt när det gäller att skapa enhetliga rutiner, säger Theresa Johnsen.
Theresa Johnsen arbetar med processkartläggning både hos nya och befintliga kunder. Hos nya kunder handlar det om att säkerställa en korrekt konvertering av all historisk data, samtidigt som de får en genomgång av hur de bäst ska arbeta i det nya systemet.
För befintliga kunder kan uppdraget handla om allt från en nystart i lönefunktionen till en översyn av hela processen. Många väljer att involvera chefer och medarbetare för att få en helhetsbild. Theresa Johnsen ser ofta att förvaltningar jobbar på helt olika sätt, utan fasta rutiner.
– När chefer från olika förvaltningar träffas för att diskutera processerna får de idéer från varandra. De kan fråga ”hur gör ni?” och snabbt hitta nya effektiva lösningar, berättar hon.
Efter intervjuer och workshops sammanställer Theresa Johnsen och hennes kollegor en rapport med förslag på åtgärder, nya arbetssätt och tilläggstjänster. En fråga som nästan alltid kommer upp är bristen på tydliga ansvarsområden.
– Det är luddigt för många. Vi trycker ofta på att medarbetare måste veta sitt ansvar, som att läsa sin lönespecifikation och rapportera sjukfrånvaro i tid. Chefer måste tydligt veta vad de ska attestera och vilka rapporter de ska använda, säger Theresa Johnsen och fortsätter:
– Målet är att löne- och HR-processerna ska vara lika över hela kommunen. Vi skickar med konkreta listor som definierar vad medarbetare, chefer och lön ska göra.
Ett av de största problemen som uppstår på grund av sena underlag är löneskulder, som innebär extra arbete och är känsligt för medarbetaren.
– Att medarbetare lämnar in sin frånvaro för sent är ett väldigt stort problem. Vi arbetar med att tydliggöra för chefer hur stort problemet är och vilka kontroller de behöver göra under månaden för att få in underlagen i tid.
Theresa Johnsen betonar hur viktigt det är att kommunerna regelbundet ser över sin systemanvändning och arbetssätt.
– Många har funktioner eller delar i systemet som de inte använder fullt ut. Att genomföra processkartläggning handlar inte bara om att åtgärda fel, utan om att frigöra tid och resurser, säger hon.
I slutrapporten kan kommunen bland annat få tips på kontroller och rapporter de behöver göra under månaden.
– Det handlar om att effektivisera och arbeta smart, systematiskt. Genom att modernisera och automatisera kan vi frigöra tid. Varje kommun har sina unika utmaningar - och det är just dessa som kan lösas med en processskartläggning, säger Theresa Johnsen.
Vill du veta mer om processkartläggningen eller få tips på hur din kommun kan jobba mer effektivt? Boka en demo här eller lägg ett ärende i vår kundportal Community.